1. Abolissez la pratique des destinataires en copie

Pour recevoir moins d’e-mails, vos salariés doivent commencer… par en envoyer moins ! Et, en particulier, qu’ils cessent de multiplier les destinataires mis en copie des messages. D’autant que ce phénomène, connu sous le terme d’effet parapluie, est symptomatique d’une forme de paranoïa relativement répandue. Les employés cherchent ainsi à se protéger en expédiant des copies de chaque courriel à divers responsables. Cette pratique s’observe surtout dans les entreprises aux hiérarchies croisées dont l’organisation, à la fois verticale et transversale, entraîne la multiplication des personnes auxquelles chacun est susceptible de rendre des comptes.

Sachez que la multiplication des destinataires en copie n’a jamais permis d’accélérer le moindre dossier. Incitez donc vos collaborateurs à réserver leur prose à qui de droit. Ils amorceront alors un cercle vertueux : limiter le nombre de leurs destinataires délestera leur boîte de réponses inutiles. Interdisez également la copie cachée. Non seulement celle-ci augmente le nombre de messages en transit, mais elle peut aussi être source de malentendus, voire de conflits.