6. Imposez un classement rigoureux des courriers

Un tiers des utilisateurs laisse sa boîte de réception en friche. A tort, puisque le désordre ne facilite jamais la recherche d’information et la lecture. Demandez à vos collaborateurs de créer des dossiers de classement et de les référencer au moyen du nom de leurs collaborateurs ou de secteurs d’activité. Cette option est disponible en ouvrant le menu contextuel de la boîte de réception avec un clic droit de la souris sur l’adresse e-mail de l’utilisateur. Mais attention à la surcharge ! Chaque utilisateur doit se contenter de 10 à 15 dossiers, quitte à leur ajouter des sous-dossiers.

Enfin, apprenez à vos employés à établir des règles de classement automatique dès la réception : tel message part dans tel dossier en fonction de l’expéditeur ou d’un mot clé, “ réunion ” ou “ client ” par exemple. Toujours dans le but de filtrer, imposez à tout le monde d’activer la fonction de réponse automatique en cas d’absence prolongée. Elle dissuadera les interlocuteurs de relancer le salarié et allégera la pression à son retour.