7. Suggérez l’utilisation du bon vieux téléphone

Pour terminer, engagez vos collaborateurs à se tourner vers d’autres moyens de communication. Qu’ils se remettent à téléphoner ! Voire à se déplacer. On observe trop souvent des personnes face-à-face dans un même bureau et qui communiquent par messagerie au lieu de se parler. C’est pourquoi la règle du “ pas d’e-mail à moins de 20 mètres ” se révèle redoutablement efficace.

Enfin, faites prendre conscience à vos salariés qu’un courriel ne peut véhiculer que 20 % des informations contenues dans une conversation orale entre deux individus l’un en face de l’autre, car le visage, les gestes et la voix s’expriment aussi. On estime même qu’un e-mail sur deux serait incompris. Vos collaborateurs s’exposent donc au fait que le ton de leur courrier soit mal interprété, jugé trop sec ou trop directif. Autrement dit, définir les bonnes règles, c’est aussi construire une communication plus humaine.

Contrairement à une charte informatique, qui interdit certains usages, délimite les contenus personnels ou professionnels, et précise la façon dont seront contrôlés les utilisateurs, celle concernant la bonne utilisation de l’e-mail sert surtout à sensibiliser les salariés au fait que leur travail pourrait être plus efficace avec un minimum de méthode. Elle constitue ainsi un guide technique ; il n’est pas nécessaire de la transmettre au greffe du conseil des prud’hommes, ni d’y inclure des champs d’opposabilité. Néanmoins, le comité d’entreprise et le comité d’hygiène et de sécurité des conditions de travail (CHSCT) doivent être consultés au préalable. Les salariés sont ensuite informés collectivement et individuellement de son contenu.