Gouvernance
PMO, un atout pour la DSI
Par La rédaction, publié le 12 janvier 2016
Alain Richier, Consultant, mc2i Groupe
Selon une étude menée par le Project Management Institute (PMI) et CIO.com, les premiers gains attendus par les entreprises voulant implémenter une fonction PMO (Project Management Office), dont l’objectif est la coordination du proces-sus de gestion projet, sont d’une part l’optimisation du taux de succès des projets et d’autre part l’instauration de normes et de standards. Pourtant, d’après Forrester Research, l’efficacité des PMO pour les projets IT ne serait que de 57,8 %.
Comment pouvons-nous alors espérer optimi-ser nos DSI, voire même nos entreprises, si nous ne parvenons pas à optimiser et maximiser l’efficacité de nos PMO ?
UNE STANDARDISATION DES PROCESSUS OBLIGATOIRE
Mettre en place un PMO peut être un grand défi de réalisation, nous pourrions même dire qu’il s’agit d’un projet en soi. Cela implique une prise de position etune charge assez importante. Il s’agit de manager un projet (coordination des acteurs, suivi des actions, des budgets…) visant à gouverner l’ensemble des projets de la DSI (nouvelle application, MCO, Maintenance Evolutive…).
L’utilisation et l’harmonisation des bonnes pratiques de gestion projet ne se feront pas du jour au lendemain. Une année, probablement deux, seront nécessaires pour imprégner les PMO dans la culture de l’entreprise. C’est un investissement fondamental car une fois les processus documentés, les formations réalisées et les outils mis en place, l’impact stratégique sur les routines des clients ou des collaborateurs est notable !
LA NÉCESSITÉ D’UNE COMMUNICATION NORMALISÉE
Profitez de l’opportunité offerte par la rédaction d’un Plan de Communication (définition des canaux, des processus de communication et de la stratégie) pour échanger de manière formelle et/ou informelle avec les principales parties prenantes. Découvrez leur influence, tissez des alliances, rassemblez toutes les informations dont vous aurez besoin pour mener à bien ce projet.
N’oubliez pas d’échanger et de communiquer en toute situation, que ce soit lors des premières réussites, suite à l’implémentation de vos changements stratégiques, ou lorsque vous faites face à des difficultés.
Le PMO touche au capital humain et il ne faut pas perdre de vue l’importance et l’utilité de la communication informelle, autour d’un simple café par exemple.
UNE INDISPENSABLE RATIONALISATION DES OUTILS
Le PMO n’est pas un progiciel clés en main. Il ne suffit pas de l’implémenter et de lui consacrer temps et argent pour pouvoir espérer en tirer quelques bénéfices. Bien au contraire, tout un processus de rationalisation et de formalisation des méthodes et outils de gestion des projets de votre entreprise sera préalablement nécessaire afin de pouvoir pleinement mesurer l’efficacité du PMO. La mise en place d’un outil de type PPM (Project Portfolio Management) tels que Planview, HP PPM ou Clarity peut être un accélérateur notable de succès dans votre gestion projet.
Ce n’est que grâce à ces différents éléments que vous serez en capacité de diminuer les coûts, de sécuriser et maîtriser les projets à enjeux majeurs, tout en augmentant le pourcentage de succès. L’introduction du PMO doit être considérée comme un investissement sur le futur à moyen et long terme.
