Gouvernance
Infobésité : mettre Gargantua au régime collaboratif
Par Mathieu Flecher, publié le 26 mars 2018
Et vous, vous en prenez combien par jour ? les mails sont votre pire ami ou votre pire cauchemar ? la régulation des bonnes pratiques d’utilisation de la messagerie, malgré l’apparition de nouveaux outils de communication, c’est pas gagné…
Tous les matins quand je me réveille, c’est devenu machinal. Je regarde mes mails de la nuit. Mes équipes sont dispersés aux quatre coins du globe. L’équipe de Singapour a déjà effectué sa matinée, avec son lot d’informations, et hier soir en me couchant il restait une demi-journée de travail aux canadiens. Donc, dès le matin, j’ai déjà une bonne trentaine de mails à gérer.
Comme je suis aussi abonné sur Yammer à pas mal de groupes, j’ai aussi de l’info de ce côté. La journée commence donc par l’ingurgitation des breaking news IT, mais aussi de la bobologie des enfants avant de partir à l’école. La journée ne sera guère mieux : en moyenne (c’est mon Analytics qui me le dit, cette « super » nouvelle fonctionnalité de notre contrat E5) je vais recevoir 120 mails aujourd’hui et répondre à 80. Je passe toutes les sollicitations du quotidien qui arrivent via d’autres médias, Yammer, SharePoint, Teams.
Bonnes pratiques et place au collaboratif
Comment éviter alors cette infobésité ? la solution pour moi réside dans la technologie mais surtout dans le comportemental. Teams et Yammer ont remplacé peu à peu mon/notre quotidien et je m’efforce avec mes équipes à surtout les embarquer dans cette mouvance. Néanmoins, il y a toujours quelques réfractaires qui même avec un espace SharePoint ouvert continuent de vous envoyer des infos relatives aux projets par mail. Ensuite dans les modes d’utilisation, il est important de rappeler sans cesse les bonnes pratiques en la matière : éviter les mails « tennis fond de cours » où deux personnes se renvoient la balle en copiant au passage bon nombre de leur collègue, lesquels finissent par abandonner la partie, et ne lisent plus car « inondées ».
C’est un combat quotidien pour moi de maintenir cette bonne pratique et de rappeler systématiquement lors des dérapages que l’usage du mail doit être vraiment régulé. J’ai commencé à travailler en 1996, à cette époque, le mail interne était tout juste émergent et je me souviens qu’à l’époque très peu de personnes étaient submergées par ce nouveau moyen de communiquer. Nous l’avons banalisé, et aujourd’hui l’on s’en sert de façon gargantuesque pour le malheur de beaucoup. Il est de notre devoir, pourvoyeur de moyens de communication de veiller à cette bonne utilisation par divers moyens : exemplarité avec nos équipes et nos utilisateurs, formation, nouveaux entrants, sensibilisation…
