Utilisez Evernote pour ne plus jamais rien oublier

Très populaire, l’appli de gestion de notes Evernote dispose de nombreuses extensions conçues pour simplifier le quotidien des décideurs. Découvrez les plus utiles d’entre elles.

Par Yannick Delsahut, fondateur de Goldstark et formateur chez Orsys.

Evernote est LE logiciel à la mode, pour prendre des notes depuis n’importe quel ordinateur, tablette ou smartphone, et les stocker dans le cloud, afin de les consulter aisément sur tous vos appareils. Quelle que soit votre profession, vous agrégerez dans Evernote les courriers électroniques de toutes sortes par simple copier-coller. Et vous les classerez par thèmes dans différents Carnets de notes, un par gamme de produits, par exemple.

En archivant le contenu de chaque intervention ou réunion commerciale, vous gagnerez du temps sur des prises de parole ou des ventes similaires, même plusieurs mois plus tard, en retrouvant en un coup d’œil ce qui s’était dit. Utilisé sur un smartphone, Evernote peut même géolocaliser vos notes grâce au GPS de l’appareil. Si vous vous souvenez avoir rencontré un client dans la ville de Quimper, lancez une recherche sur ce lieu et vous retrouverez le document correspondant. Et encore, ne s’agit-il là que des fonctions de base de l’appli ! Evernote propose en plus de très nombreux services complémentaires qui vous feront gagner un temps précieux.

L’appli sachant reconnaître les textes contenus dans les documents que vous y insérez, vous pourrez facilement repérer votre réservation d’hôtel en lançant une requête sur la ville visitée, ou le nom de votre contact en recherchant le nom de sa société. Rien ne vous empêche de créer un carnet Evernote Important-pro et un second pour vos notes personnelles.

2. Préparez un rendez-vous pendant un trajet

Web Clipper est l’outil magique qui donne à vos interlocuteurs l’impression que vous avez bien préparé un entretien. Les temps morts au cours des déplacements professionnels sont souvent l’occasion de surfer sur Internet pour prendre connaissance des dernières informations concernant votre secteur. Pour éviter d’avoir à retrouver ultérieurement ces pages visionnées, à la recherche d’une information vite entraperçue, insérez en un clic les pages Web qui vous intéressent dans Evernote grâce à l’application gratuite Web Clipper.

Sa vocation : sauvegarder tout ou partie d’un article, d’une photo ou autre document trouvés sur la Toile. Vous arriverez ainsi à votre rendez-vous avec, en tête, les dernières informations à propos de l’activité de votre client et entamerez la discussion en étant bien imprégné de votre propos : vous citerez des sociétés travaillant sur les différents sujets abordés et communiquerez à votre interlocuteur les adresses pertinentes, sauvegardées sur votre tablette avec les contenus Web correspondants.

3. Réunissez plusieurs documents dans une note

Evernote permet de se constituer une documentation vivante. Dans une même note, vous pouvez regrouper à la fois une photo, un commentaire enregistré sur un dictaphone et des feuilles manuscrites. Une note peut, en effet, contenir plusieurs médias, chacun d’eux étant indexé indépendamment, afin de faciliter les recherches ultérieures.

Evernote étant capable de reconnaître les caractères qui apparaissent dans les photos que vous avez prises, vous repérerez un cliché en lançant une recherche sur l’un des mots figurant dans l’image. Que vous choisissiez de prendre une photo, d’écrire, d’enregistrer un commentaire ou d’insérer un fichier, tout se fait à partir du menu Evernote, quel que soit l’appareil que vous utilisez.

Allez plus loin en installant l’application gratuite Skitch, pour dessiner sur une note vierge ou une photo. Vous pourrez ainsi ajouter des flèches pour pointer certains détails à l’intérieur d’une image, entourer les éléments intéressants, voire créer un lien vers un commentaire audio. Cette note multimédia pourra également servir dans le cadre d’une réunion et vous évitera de concevoir une présentation Powerpoint en plus.

Si vous possédez un iPad, nous vous recommandons également d’essayer l’appli gratuite Penultimate pour prendre des notes manuscrites. Celle-ci requiert un stylet et propose des encres, des formes de pleins ou de déliés, et des papiers qui rappellent un vrai carnet.

4. Consultez vos notes sans connexion Internet

Evernote Premium, la version payante du logiciel (40 euros par an), vous permet de consulter toutes vos notes en mode hors ligne : une copie est disponible en permanence sur tous vos appareils. La version gratuite, elle, va les chercher dans le cloud à chaque fois. Une option fort intéressante quand on voyage à l’étranger et que le prix de la connexion 3G est rédhibitoire ou lorsqu’il n’y a pas de connexion.

La version Premium est aussi la seule utilisable depuis les lieux qui bannissent les réseaux sans fil pour des questions de sécurité, telle la Banque de France. Avec le mode Premium, insérer dans Evernote, avant votre départ, le plan du lieu de votre rendez-vous, vous épargnera le stress de réaliser, au moment de consulter Google Maps, qu’aucun réseau n’est disponible. De plus, le mode hors ligne économise la batterie de votre terminal mobile et votre forfait data. La version Premium est toutefois gourmande en mémoire et ne doit s’utiliser que sur une tablette de 32 gigaoctets ou un smartphone d’au moins 16 gigaoctets.

Une fois l’adresse électronique d’une personne saisie, Hello va chercher ses profils Facebook et Linkedin. Et si, lors d’une réunion, vous rencontrez d’autres utilisateurs de Hello, la fonction Hello Connect va créer une note contenant leurs coordonnées et la photo de leur profil. Vous vous rappellerez ainsi précisément qui vous avez vu ce jour-là et ce que vous vous êtes dit.

6. Tenez à jour votre sélection de restaurants

Evernote Food est une application consacrée aux restaurants et aux recettes de cuisine ; elle sert à établir une liste d’établissements dans lesquels inviter vos clients. Vous pouvez, en effet, y créer une fiche par repas, mentionnant le lieu, le type de cuisine servi, les “ étiquettes ” (mots clés) que vous souhaitez ajouter, des notes diverses et des photos des plats, du vin servi et de la personne que vous avez conviée. Servez-vous également de cette application pour élaborer un carnet de notes de restaurants d’affaires, que vous pourrez communiquer à la personne que vous souhaitez inviter afin qu’elle choisisse l’établissement qu’elle préfère. Une approche originale du déjeuner d’affaires que vos clients apprécieront.

7. Partagez vos notes avec votre équipe

Lancée en décembre dernier, l’appli payante Evernote Business (10 euros par mois et par personne) vous ouvre un espace dans le cloud, destiné à partager des notes avec vos collaborateurs : 2 gigaoctets de notes stockés par mois et par personne, plus 2 gigaoctets par employé pour l’entreprise. Parfait pour mettre rapidement en commun toutes les données collectées sur un sujet précis, qui deviennent ainsi instantanément accessibles à tous.

Evernote peut devenir l’outil privé de recherche documentaire d’une équipe de commerciaux, renforcer les compétences internes, permettre de bien exploiter les données existantes et éviter de réinventer la roue à chaque contrat. Fonction appréciable, il vous aide aussi à faire simplement le tri entre vos notes personnelles et professionnelles.

Deux applications supplémentaires exploitent l’espace utilisé par Evernote Business dans le cloud. Le logiciel de gestion de projet Azendoo, gratuit jusqu’à cinq utilisateurs pour un même projet, partage et sauvegarde en un clic vos listes de tâches sous forme de note. Celle-ci étant dynamique, une mise à jour dans Evernote Business se retrouve instantanément dans Azendoo. L’application Liveminutes, elle, vous offre d’organiser gratuitement une visioconférence avec 20 personnes au maximum. Vous y éditez et y partagez vos notes, avant d’en garder une copie personnelle. Plus besoin de comptes rendus.

8. Regroupez vos factures et vos notes de frais

En photographiant vos notes de frais et en les plaçant dans un carnet de notes dédié, votre récapitulatif mensuel en sera facilité. Sous Evernote Business, vous le mettrez même directement à la disposition du service comptabilité, sans risque de pertes. Encore mieux : l’application gratuite Expensify vous offre de scanner les montants de chaque note de frais et d’en calculer le total mensuel. La note créée sera stockée dans un carnet de notes Expensify, à transmettre au service comptabilité.

Citons également Filethis Fetch (2 dollars par mois) qui recherche toutes vos factures numériques (téléphone, EDF, Internet…) et relevés bancaires dématérialisés sur les différents sites de vos fournisseurs, puis les archive dans un Carnet de notes Business. Le service comptable pourra ainsi accéder à tous ces relevés sans avoir à se connecter à chaque site correspondant, même après la clôture d’un compte.

Les matériels compatibles

Evernote est compatible avec tous les terminaux (iOS, Android, Blackberry, Windows Phone et WebOS) et navigateurs Web. Il est également embarqué dans de nombreux matériels, qui proposent ainsi de sauvegarder en un clic vos documents sous forme de note : les scanners portables Canon ImageFormula, Doxie et Fujitsu Scansnap, le stylo Sky wifi Smartpen, les imprimantes Lexmark Smartsolutions et Brother All-in-One… Sans oublier les liseuses Sony Reader ou les tablettes graphiques Bamboo Pen. Un bel exemple de multicompatibilité !

Evernote est-il protégé contre les hackers ?

La société Evernote a toujours affirmé qu’elle n’avait pas accès aux mots de passe de ses clients qui, s’ils les perdent, n’auront plus aucun moyen de consulter leurs données. Récemment victime de hackers, elle a très rapidement réagi en produisant, au cours des jours suivants, une mise à jour avec changement de mot de passe obligatoire. N’oubliez pas non plus que votre smartphone, s’il est volé, peut permettre au malfaiteur de lire vos notes. C’est pour lutter contre cela que les utilisateurs d’Evernote Premium sur iOS et Android peuvent ajouter un verrouillage par code PIN à leur application mobile.

Comme pour toute donnée numérique, il reste fortement conseillé d’enregistrer un double de vos notes et, pourquoi pas, de les retirer d’Evernote (ou de les effacer, selon votre mode de fonctionnement) lorsqu’elles ne sont plus utiles au travail de tous les jours. D’un point de vue plus technique, les informations archivées chez Evernote sont protégées selon les standards en vigueur. L’entreprise gère ses serveurs pour les particuliers “ dans un centre de données niveau 3 (Quality Tech) de Santa Clara conforme à la norme SAS70 ”, mais elle ne garantit pas un niveau de sécurité comparable à celui des entreprises visant une clientèle professionnelle comme Salesforce, par exemple. En résumé : le point faible d’Evernote en termes de sécurité demeure votre tablette plus que l’infrastructure de l’éditeur.