Définissez une charte d’utilisation des e-mails

[PRATIQUE] La surcharge de courriels mine la productivité de vos collaborateurs. Pour combattre cette pollution moderne, rien de tel qu’un ensemble de règles valables pour toute l’entreprise.

Souffrez-vous d’info-bésité ? Les symptômes en sont connus : les messageries des salariés sont tellement surchargées qu’ils ne peuvent plus prendre connaissance de tous les courriers électroniques qu’ils reçoivent. Le chiffre ? effrayant ? de 800 courriels par jour est fréquemment atteint chez les managers dès lors qu’ils encadrent au moins une dizaine de personnes. Résultat : stress, déperdition d’information et donc, productivité en berne.

Atos Origin fut l’une des premières entreprises à adopter des contre-mesures drastiques. Son dirigeant, Thierry Breton, a choisi de se débarrasser du courriel interne dès l’année prochaine. Il avait constaté qu’un e-mail échangé sur dix ne comportait aucune information utile. Suivant ce modèle, plusieurs sociétés se tournent désormais vers la messagerie instantanée ou les réseaux sociaux internes, jugés plus modernes et plus efficaces.

Accuser le courrier électronique de tous les maux serait pourtant imprudent. Davantage que l’outil, ce sont souvent les règles de communication qu’il convient de revoir. Parfois, aussi, ce sont les mentalités qui doivent évoluer. Ainsi, le profil le plus exposé à la surcharge de courriels est celui du maniaque du contrôle, qui ne supporte pas l’idée de passer à côté d’une nouvelle. La mise en place d’une adresse commune au manager et à son équipe est une première façon de s’assurer que tout le monde reçoit la même information au même moment.

Pour ne pas laisser vos collaborateurs se faire déborder par les courriers électroniques, établissez une charte des comportements à suivre. L’objectif étant que chacun fasse preuve d’un peu de discipline technique et érige des barricades mentales. Découvrez les principales règles à adopter à l’heure du 2.0.