2. Fixez des plages horaires pour lire les courriels

Rassembler les activités de même nature dans le temps est une règle de base lorsqu’on veut éviter de se disperser. Et pourtant, dès qu’il s’agit d’e-mail, tout le monde l’oublie. Il est intolérable qu’un manager s’interrompe en plein entretien ou au milieu d’une réunion parce qu’un courriel lui parvient. Exigez que les avertissements sonores et les notifications visuelles soient désactivés. Pour faire passer le message, montrez à vos salariés que personne ne reprend jamais une action interrompue au même endroit et, qu’en plus, cela prend un temps précieux.

La solution ? Contraindre chaque employé à consulter sa messagerie à des heures prédéterminées. Un courrier électronique n’est presque jamais une urgence. Celle-ci est plutôt traitée par SMS ou au téléphone. Procéder par plage horaire aide le destinataire à mieux apprécier l’importance des courriels. En commençant par lire les plus récents, il n’est pas rare de découvrir que certains problèmes se sont résolus par eux-mêmes ! Votre charte de bonne utilisation des e-mails sera d’autant mieux accueillie qu’elle protégera l’équilibre entre vies privée et professionnelle des collaborateurs. N’hésitez donc pas à interdire la lecture des courriers pros en dehors des heures de travail, voire chaque jour ouvré à partir de 18 heures.