5. Exigez de la précision dans l’intitulé des e-mails

Pour faciliter le classement des courriers électroniques, il est possible de modifier leur objet quand il est trop vague, voire absent. On lit beaucoup trop de messages dont l’intitulé est un simple “ bonjour ” envoyé par une connaissance. La bonne méthode pour définir l’objet d’un message consiste à l’écrire en trois parties, ce qui accélère la recherche et le classement. Par exemple, décidez de la nomenclature suivante : le nom du client, celui du projet ou de la ligne de produits, puis l’action à mener. Quand il voudra renommer le titre d’un message, l’utilisateur n’aura qu’à double-cliquer sur le champ Objet.

Toujours à propos de l’intitulé des courriers électroniques, sensibilisez vos collaborateurs à “ l’effet parchemin ”. Il s’agit d’une longue suite d’échanges dont le texte figure en intégralité dans le corps du message, mais où le sujet abordé varie au long de la conversation. C’est l’assurance de perdre les éléments importants. Pour y remédier, vos salariés préciseront un objet différent à chaque courriel envoyé. Faire preuve d’une telle discipline paraît contraignant, mais contribue à clarifier le contenu des messageries et fait baisser le stress de chacun.