@Work
L’e-mail fait de la résistance dans les pratiques collaboratives
Par La rédaction, publié le 03 juillet 2023
Selon le nouvel Observatoire de l’infobésité et de la collaboration numérique, l’e-mail continue à être trop utilisé, en dépit de la multiplication des outils collaboratifs. Une surcharge informationnelle qui expose les collaborateurs à des risques psychosociaux.
La crise sanitaire, avec la généralisation du télétravail puis le travail en mode hybride, a fait évoluer les pratiques collaboratives. Pour travailler ensemble à distance, les collaborateurs font un usage intensif du numérique. Les membres d’une équipe interviennent ainsi sur les mêmes documents en ligne et enchaînent les réunions en visioconférence. Mais ces outils ne se substituent en rien aux solutions préexistantes. Donné pour mort à plusieurs reprises (notamment par les dirigeants de Slack à plusieurs reprises), l’e-mail, à 50 ans passés, fait plus que de la résistance.
En entraînant une surcharge cognitive, cette digitalisation du travail n’est pas sans conséquence sur la santé physique et mentale des employés. Pour mieux cerner ce phénomène et valoriser les bonnes pratiques collaboratives, le cabinet Mazars et le spécialiste du genre Mailoop lancent l’Observatoire de l’infobésité et de la collaboration numérique (OICN).
Réalisé auprès de 9 000 personnes et s’appuyant sur l’analyse de 58 millions de métadonnées d’e-mails et 1,7 million de métadonnées de réunions, le premier référentiel de cet observatoire livre bien des enseignements.
Des accros jusque tard le soir
On y apprend ainsi que 31 % des salariés sont exposés à une hyperconnexion et un peu plus de 4 % se situent même dans la zone rouge. En dépit du droit à la déconnexion introduit dans la loi en 2017, ces « accros » envoient des e-mails après 20h plus de cinquante soirs par an. Un chiffre qui monte à 117 soirs par an chez les cadres dirigeants.
L’e-mail est aussi un révélateur de notre hyperactivité. Alors qu’il s’agit d’un moyen de communication asynchrone, 52 % des courriels obtiennent une réponse moins d’une heure après leur envoi. « Devoir terminer de traiter sa liste d’e-mails entrants pour pouvoir partir le soir l’esprit libéré est une des formes les plus visibles de la charge mentale associée au travail de bureau », note l’étude.
En pratique l’email reste l’un des mécanismes de communication les moins invasifs (parce qu’il est totalement asynchrone), les plus universels, les plus accessibles et fiables.
Au total, un salarié reçoit en moyenne 144 e-mails par semaine (331 e-mails pour un manager), avec un pic entre 10 et 11h du matin.
Pas le meilleur outil pour collaborer
L’e-mail est pourtant peu adapté à la communication collaborative, car il engendre beaucoup de bruit numérique, au détriment des communications utiles donc. Plus de 30 % des messages sont dus au mode copie, 18 % sont transférés et 17 % dépassent les dix allers-retours entre les deux correspondants.
À LIRE AUSSI :
Reste que cette résistance nuit à la pénétration des nouveaux outils collaboratifs, pourtant davantage appropriés pour les pratiques collaboratives. Même si le module de tchat a trouvé son public, près des trois-quarts des collaborateurs n’utilisent pas en revanche les groupes Teams et près d’un tiers n’ont jamais travaillé sur un fichier partagé.
Surcharge mentale
L’augmentation des volumes de données échangées pose de plus un problème cognitif avec « une sursollicitation quasi continue ».
Ainsi, 70 % des collaborateurs interrompent leur tâche quand surgit une notification.
Or il faut savoir qu’il leur faudra ensuite au moins 30 minutes sans nouvelle interruption pour que leur cerveau retrouve toute ses capacités.
L’observatoire s’est aussi intéressé à la réunionite. Un phénomène qui s’est encore amplifié avec la facilité avec laquelle le numérique permet d’organiser des réunions. Un dirigeant passe au minimum 11h23 en réunion par semaine et 15 % des réunions s’enchaînent sans laisser un répit d’au moins trente minutes.
Enfin, et au-delà de la charge mentale qu’elle fait peser sur les salariés, cette infobésité a des incidences sur l’environnement. Chaque année, environ 7 kg équivalent CO2 (environ les émissions d’une petite voiture parcourant 100 km en ville) sont émis par personne par l’envoi d’e-mails ou le stockage de fichiers. Les pièces jointes sont particulièrement énergivores. Le plus gros e-mail observé dans le cadre de cette étude a généré 21,2 Go de données !
À LIRE AUSSI :
