Gouvernance

Storengy France passe à SAP S/4Hana en 18 mois

Par François Jeanne, publié le 03 juillet 2023

Souhaitant gagner en performance et en autonomie, la filiale d’Engie a fait le choix de moderniser son ERP. Le projet S4You de passage de R/3 à S/4Hana a accompagné une refonte du schéma de gestion et l’uniformisation des processus de maintenance, avec une vision Industrie 4.0.

Storengy est l’un des leaders mondiaux du stockage souterrain de gaz naturel. Depuis 70 ans, la filiale d’Engie conçoit, développe et exploite ses installations – au total 21 sites en France, en Allemagne et au Royaume-Uni.

Dans le cadre d’un accord avec sa maison-mère qui avait déployé le projet Rhapsodie autour de R/3, l’entreprise utilise l’ERP de SAP depuis 1998 pour sa gestion, et depuis 2006 pour la GMAO de ses installations. « Nous avons au total un millier d’utilisateurs, ce qui représente environ 6 % de ceux de Rhapsodie », explique Stéphanie Toppi, chef de projet transformation chez Storengy. « C’est intéressant économiquement, mais il nous est compliqué de peser sur les évolutions du système. »
Au point que, sur certains sujets comme le passage à l’usine du futur et la gestion de l’IoT, il était même question d’obsolescence, avec des difficultés à gérer la masse de données qui remontaient et à les exploiter utilement. « Nous ne pouvions plus aller assez vite face aux besoins métiers. »

Malgré un contexte difficile pour manager des équipes à distance, ou peut-être grâce à lui, Storengy France a mené à bien son changement d’ERP dans les délais prévus.

Dans le contexte de la migration à venir vers S/4Hana, fortement poussée par l’éditeur, Storengy France a donc décidé de prendre son envol à partir du début 2020. Un choix qui annonçait un travail de fond puisque, en plus du coeur du progiciel, plusieurs logiciels tiers, notamment RH, qui lui étaient couplés, devaient également évoluer. « Il y avait aussi la volonté de fournir des accès en mobilité à nos utilisateurs, notamment ceux travaillant sur les sites de stockage. »

Le tout dans un contexte où de nombreux spécifiques avaient été développés avec le temps. Enfin, et ce n’était pas la moindre des ambitions, l’objectif avait aussi été donné de refondre en parallèle le schéma de gestion, tout comme les processus métiers autour de la maintenance. Ce que la DSI, Marie Lanson, ne manque pas de souligner : « Il était intéressant de repenser notre fonctionnement à la faveur d’un tel projet. Cela nous a permis de lui assurer un sponsoring de haut niveau, avec l’implication en première ligne du directeur général France, mais aussi celle de notre DRH. »

Un projet en mode « greenfield »

Pour alléger autant que faire se peut la démarche, Storengy fait alors un choix drastique : « Nous avons très tôt opté pour une approche de type greenfield, avec des données dans l’ancien système qui resteraient accessibles et ne seraient pas transférées, sauf pour des besoins opérationnels ponctuels et provisoires », continue Marie Lanson. Il fallait aussi réduire le nombre de spécifiques au passage.

Le lancement du projet est acté début 2020, et démarre dans la tourmente du premier confinement lié à la crise sanitaire… Cela va paradoxalement souder les équipes.
Et c’est évidemment un point clé : « Clairement, l’implication des métiers, avec leurs key-users, les business process owners, et ce sur tous les aspects (ventes, RH, maintenance, finances), a été un facteur clé de succès », souligne Stéphanie Toppi. « Une autre décision importante a été de les libérer de leurs tâches opérationnelles en déployant des consultants qui prenaient leur relais sur les opérations du quotidien », ajoute Marie Lanson.

Marie Lanson,
DSI de Storengy

« Nous avons pu aller vite car nous avions en interne une culture SAP, avec l’expérience de la digitalisation des processus. »

Le choix de Capgemini pour l’accompagnement est décidé durant les premiers mois de l’année, et les rencontres avec les équipes de l’intégrateur commencent à l’automne… juste avant le second confinement. « Ces moments d’échange en présentiel nous ont tout de même permis de faire connaissance, et cela a facilité ensuite l’avancée du projet quand nous fonctionnions en distanciel. »
La DSI insiste sur l’attention à porter à la bonne écoute entre les acteurs. Stéphanie Toppi renchérit : « Nous avons essayé de garder une vision systémique, et de faire en sorte que chaque métier entende et accepte les contraintes des autres. »

À LIRE AUSSI :

@Work

ENGIE crée son propre centre d’excellence SAP

Laurent Delattre

20 Avr

La rapidité voulue de la migration est également notable. Pour des raisons de simplification comptable, il avait été décidé que la bascule se ferait en début d’exercice. La date du 1er janvier 2022 est alors confirmée. « Aller vite, c’était aussi permettre aux participants de se projeter, et de les avoir encore avec nous lors du lancement. »

Et le pari est gagné. Dix huit mois à peine après la prise de contact avec les équipes de Capgemini, le déploiement commence par le noyau financier. Il y aura au final trois étapes, jusqu’à l’été 2022. Elles permettront à la fois d’augmenter progressivement le nombre de sites « basculés », assez rapidement pour ne pas pérenniser les modes de fonctionnement transitoires mis en place autour de certaines données de l’ancien système. Et surtout d’élargir le spectre fonctionnel, avec l’implémentation du module de GMAO de S/4 pour la maintenance, et son module achats pour les produits stockés. Suivent l’intégration d’Ariba pour les achats des autres produits, celle de Concur pour les notes de frais, et de Salesforce pour les ventes.

La culture SAP, une aide précieuse

« Clairement, nous avons pu aller vite car nous avions en interne une culture SAP, avec l’expérience de la digitalisation des processus », reconnaît Marie Lanson. D’autres éléments ont joué dans ce succès, remarquable quand on se souvient de la durée des implémentations des premières générations de l’ERP. Par exemple, le choix d’une infrastructure de convergence dans le cloud avec Azure : « Il y a aujourd’hui la possibilité d’avoir rapidement une bonne stabilité technique, avec des ajouts de ressources très fluides lorsque le besoin surgit. Ce n’est pas aussi simple avec du on-premise. »

Côté utilisateurs, le bilan s’avère positif : « 60 % d’entre eux se déclarent satisfaits des nouveaux outils et méthodes de travail engendrés par cette transformation, ce qui est un très bon taux », note Katia Luccin, chargée de mission communication sur le projet. Les opérateurs sur site ont notamment bénéficié d’un accompagnement sur le terrain dans la prise en main du portail SAM (SAP Asset Manager). La solution les aide aujourd’hui à récupérer plus rapidement les données de maintenance remontées des équipements de contrôle, ce qui améliore la prise de décision. Elle devrait même permettre, selon Storengy, une réduction importante de l’empreinte environnementale de l’entreprise, grâce à la rationalisation des processus qui s’est opérée et, bien sûr, à leur digitalisation.