Celio passe sa messagerie dans le cloud, et ça va mieux !

Dacca, capitale du Bangladesh. Après dix-huit heures de vol ? et un décalage horaire de six heures ?, Camille Dupont, chef de marché mailles et petites mailles chez Celio, entame un rendez-vous de trois heures avec un fournisseur. De retour à son hôtel, elle allume son ordinateur, se connecte tant bien que mal au Wi-Fi et lance Microsoft OutlookWebAccess 2003 pour rédiger un compte rendu à ses collaborateurs. Oui, 2003, une technologie vieille de dix ans… Le courriel terminé, elle le relit, apporte quelques précisons et l’envoie. “ Session expirée ”, affiche alors l’écran… Rien n’a été sauvegardé. La responsable en est quitte pour tout recommencer.

C’est difficile à croire, mais cette marque de prêt-à-porter réputée n’avait pas fait évoluer son système de messagerie depuis une éternité. Et ce, malgré une concurrence féroce qui mise tout sur la rapidité d’exécution. Selon une étude de Promise Consulting pour le Huffington Post, publiée en octobre 2012, Celio se place à la sixième place des enseignes vestimentaires les plus appréciées des hommes derrière Jules, Armand Thiery, Armor-Lux, Eden Park et Diesel. C’est à qui innovera le plus vite pour suivre la dernière tendance, voire la lancer. Dans ce but, Celio crée six collections par an (35 millions de pièces vendues chaque année), soit une tous les deux mois, qu’elle distribue à travers son réseau de 750 magasins affiliés et 250 franchisés présents dans 70 pays.

Stockage extra-large. Mais le retard technologique de ses outils de communication et l’absence de tout logiciel de collaboration commençaient à handicaper sérieusement le groupe. Pour y remédier, la marque a ouvert, en octobre dernier, 1 600 comptes de messagerie professionnelle chez Google, en remplacement de ses cinq serveurs Exchange jusqu’alors répartis dans le monde (un à Hong Kong, un au Bangladesh, un en Inde, un pour l’Europe et un consacré à la Belgique).

Améliorer la qualité de la messagerie a d’abord eu d’importantes conséquences en interne. Les boîtes aux lettres étaient de 300 mégaoctets. Leur taille a été multipliée par 100, atteignant 25 gigaoctets ! Un saut qui a eu un impact direct sur la productivité des collaborateurs. Ils n’ont enfin plus eu besoin d’archiver leurs messages pour libérer de l’espace et continuer à recevoir leurs courriels.

“ Ce travail d’archivage indispensable nous monopolisait en moyenne une heure par semaine ”, se souvient Camille Dupont. Les boîtes arrivaient vite à saturation, notamment celles des équipes de modélistes, stylistes, chefs de produit et chefs de marché, amenées à s’échanger des fichiers volumineux (dessins techniques et de design, tableaux récapitulatifs, etc.). “ Si je n’y prêtais pas attention, ma messagerie était remplie avec juste quelques courriels ”, se souvient la chef de produit.

Pire, le précédent système n’alertait pas clairement l’employé de la saturation de sa boîte. Et les messages non délivrés étaient irrémédiablement perdus. Les collaborateurs sédentaires pouvaient alors se débrouiller pour réactiver leur messagerie. Les nomades, eux, étaient contraints d’appeler un collègue, de lui donner leurs identifiants personnels et de lui demander de stocker leur courrier. Dantesque ! Sans parler des problèmes de sécurité et de confidentialité que cela posait.

Bouffée d’oxygène. Le service de stockage en ligne Drive de Google a aussi fluidifié les communications entre le siège parisien et les autres entités du groupe. Lors du lancement d’une collection, par exemple, les échanges hebdomadaires entre les modélistes de Paris et le bureau des achats à Hong Kong portent sur quelque 50 dossiers techniques “ Nous gagnons une demi-journée par semaine sur le traitement de l’ensemble des dossiers ”, se réjouit Camille Dupont. Outre le gain de temps, les employés trouvent dans ces Google Apps de nouveaux modes de dialogue. Ainsi, le tchat se développe comme une alternative plus conviviale au courriel.

La réactivité retrouvée grâce aux Google Apps a bénéficié à l’ensemble des maillons de la chaîne de production : créatifs, mais aussi financiers, logisticiens ou encore commerciaux. Les 1 000 boutiques du groupe viennent ainsi de basculer à leur tour vers ce service, exploitant les mêmes fonctionnalités que celles utilisées au siège et dans les usines. La boîte de réception de chaque boutique est ainsi passée, elle aussi, à 25 gigaoctets.

Une bouffée d’oxygène, car les magasins n’avaient pas le droit d’archiver les courriers sur disque dur, par mesure de sécurité. Or c’était le principal canal de communication entre le siège et les magasins. “ Récemment, nous avons dû avertir l’un d’eux d’un problème de livraison. Il n’a jamais reçu notre courriel car sa boîte était saturée ”, se souvient Emeline Lacroix Coco, responsable coordination et méthodes réseau chez Celio. La situation a été rattrapée in extremis grâce au bon vieux téléphone.

Le téléphone, justement. C’est par lui que remontait, chaque jour à la même heure, le chiffre d’affaires des boutiques vers le siège. A certaines périodes stratégiques pour une marque de prêt-à-porter, les échoppes avaient pour consigne de transmettre le montant des ventes à 13, 16 et 20 heures. Avant la migration vers la suite collaborative de Google, les 19 directeurs régionaux, chapeautant chacun entre 20 et 30 boutiques, échangeaient plus de 4 000 appels avec leurs magasins pendant ces pics d’activité. “ Ils n’avaient, bien sûr, pas le temps de se concentrer sur leur rôle de gestionnaire, sans parler des risques d’erreurs que cela occasionnait ”, déplore Laurent Rousset, le DSI de Celio. Depuis la migration, chaque magasin saisit ses résultats dans un document partagé.

Mesures correctives. Le directeur régional se concentre, dès lors, sur les points de vente dont les résultats s’éloignent des objectifs et prend des mesures correctives. “ Grâce à la simple bascule vers cette offre, nous avons réalisé de sensibles économies, affirme le DSI du groupe. Les 1 600 comptes de messagerie Google nous coûtent autant que le seul serveur de messagerie que nous utilisions pour la Belgique. ” La mise en route du projet est revenue à 80 000 euros environ. Celio déboursera encore près de 80 000 euros par an pour l’achat des services collaboratifs de Google. Et s’il en est une qui se félicite de cet investissement, c’est bien Camille Dupont, dont les nuits à Dacca pourront désormais être consacrées à… dormir.

1 600 comptes créés dont 1 000 pour les boutiques
5 heures gagnées par semaine lors des collections
10 fois plus d’espace de stockage

Bertrand Quesada (CGI Business Consulting) : “ un choix technologique pragmatique ”

Consolidation de données, création de formulaires et de graphiques, mise en place d’un Intranet et, bientôt, utilisation du réseau social Google+… Celio s’est intéressé aux bénéfices qu’il pouvait tirer de ces outils pour son activité. Une approche différente de celle de beaucoup d’entreprises dont la migration est guidée par des motivations techniques ou de réduction des coûts. Or, c’est la meilleure façon d’impliquer les collaborateurs dans le projet. Dans tous les cas, la formation joue un rôle primordial. Et si Celio indique que trois heures ont suffi aux employés pour adopter ces nouveaux outils, un complément sera nécessaire pour ceux amenés à manipuler des données.

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