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Collaboration d’équipe : quand l’IA s’en mêle
Par Laurent Delattre, publié le 31 octobre 2023
La collaboration à distance et l’IA générative redéfinissent les contours du monde professionnel et les dynamiques d’équipes. Deux tendances qui, une fois fusionnées, doivent être vues comme des catalyseurs d’une collaboration enrichie aux perspectives étonnantes…
Par Alexis Gaches – Strategic Enterprise Sales Director chez Atlassian
Aujourd’hui le monde du travail est bouleversé par deux tendances majeures, qui impactent le travail d’équipe et la collaboration : le travail distribué et l’intelligence artificielle.
D’une part, nous vivons à l’ère du travail distribué, où les entreprises reconnaissent les nombreux avantages qu’il procure. Selon une étude, 69% des entreprises affirment que le travail distribué leur permet de retenir les talents, et dans 60% des cas, de recruter des candidats plus qualifiés. Le travail distribué, qui englobe toutes les formes de travail qui se déroulent dans différents lieux, avec un partage d’informations et une prise de décisions au sein d’un réseau connecté de personnes, offre de nombreux avantages : la flexibilité pour les employés et une attractivité accrue pour les candidats.
D’autre part, l’adoption progressive de l’IA générative dans le cadre professionnel redéfinit le future of work. A titre d’exemple, 44% des développeurs envisagent de l’utiliser quotidiennement pour écrire et corriger leurs codes. Dans d’autres secteurs comme le marketing, déjà un spécialiste sur trois utilise l’IA générative pour créer du contenu écrit ou visuel (étude StackOverflow). Il ne fait aucun doute que l’IA générative a le potentiel d’accélérer les cycles créatifs des collaborateurs. Cependant la majeure partie de ses utilisateurs la perçoivent comme un moyen d’améliorer individuellement leur travail personnel alors qu’elle pourrait être employée pour renforcer le travail d’équipe, et plus particulièrement la collaboration hybride (étude Slack Opinionway).
Améliorer une collaboration distribuée grâce à l’IA générative
Le boom du travail hybride à la suite de la pandémie a facilité l’expansion de l’organisation distribuée des équipes : les collaborateurs travaillent désormais de manière asynchrone et distribuée. Pour permettre cette collaboration, la multiplication des outils de communication internes s’est avérée nécessaire. Or, il a été prouvé qu’une multitude d’outils de communication (e-mail, chat interne, intranet, etc.) peut nuire à la productivité des employés car elle créé ce qu’on appelle l’infobésité, soit la surcharge d’informations due à l’ère digitale et pouvant faire perdre jusqu’à 8 heures par semaine aux employés de bureau à la recherche d’informations (rapport Microsoft 2023).
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Avec la multiplication des équipes dispersées dans le monde, travaillant sur des fuseaux horaires différents, ainsi que la rareté du temps synchrone (réunion d’équipe au bureau), l’IA, plus que jamais, peut combler les lacunes et rendre possible la collaboration asynchrone. L’IA générative, appliquée aux outils informatiques des employés, peut pallier en partie l’infobésité. En effet, elle permet par exemple de faciliter la recherche et le filtrage d’informations, de réduire de moitié les temps de réunion, de favoriser un apprentissage plus rapide et de réduire le temps passé à rédiger des réponses aux courriels. D’un point de vue collaboratif, l’IA générative permet aux équipes de structurer, de partager et d’obtenir des données internes avec plus de précision, et ce sans avoir de compétences informatiques particulières. Dans le cas d’une équipe travaillant de manière distribuée et avec des compétences transversales (IT, RH, ventes, marketing), les outils d’IA générative peuvent les aider à garder à l’esprit le bon contexte, à synthétiser des informations critiques pour l’entreprise plus rapidement, à communiquer dans différentes langues, à traduire des informations importantes, et à efficacement attribuer des tâches avec des rappels automatisés. Par ailleurs, l’IA générative permet aux profils techniques (développeurs, administrateurs IT, etc.) de façonner leurs idées et leurs connaissances de manière plus intuitive, en synthétisant des informations opérationnelles ou techniques. Les suites collaboratives assistées par l’IA aident l’équipe distribuée à accélérer le processus de prise de décision, à travailler de manière asynchrone et à se concentrer sur les tâches demandant plus de réflexion.
Un encadrement nécessaire
Afin de se prémunir contre la cyber-exposition résultant de l’utilisation non réglementée de l’IA générative (Shadow AI), les entreprises doivent sensibiliser et sécuriser l’usage de ces solutions en interne. En effet, plusieurs cas ont alerté sur les dangers de ces outils puissants : des employés de Samsung Electronics ont par exemple été à l’origine d’une fuite de données confidentielles sur ChatGPT à la suite de l’exposition du code source d’un nouveau programme pour le corriger. Pour éviter ce risque, les entreprises doivent s’assurer de trois choses : donner des droits d’accès aux outils d’IA limité et adaptés aux différentes compétences, appliquer le principe de technologie responsable, former et éduquer leurs employés à l’IA. C’est seulement en respectant ce cadre que les entreprises auront une maîtrise de l’IA générative en interne.
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Non seulement les modes de travail ont évolué au cours des dernières années, le phénomène étant décuplé par la crise sanitaire, mais la collaboration des équipes également. Aujourd’hui, les équipes sont distribuées, travaillent sur différents créneaux horaires et sont plus connectées, pourtant elles doivent se coordonner. Pour cela les technologies d’intelligence artificielle générative offrent de nouvelles possibilités. Au travers de ces outils puissants, les collaborateurs ont accès à une information plus structurées, peuvent s’auto-former rapidement et résoudre en autonomie des problèmes mineurs. La communication en est améliorée car cela permet de pallier au manque de temps synchrone (réunion d’équipe sur place, appels en directs etc.) via une meilleure transmission de l’information. De plus la compréhension entre les équipes métiers est améliorée, ces dernières pouvant partager un langage commun et formuler facilement leurs besoins grâce à l’IA. Néanmoins, l’IA générative ne peut être pleinement exploitée dans la collaboration, sans la mise en place d’un cadre d’utilisation. Afin d’éviter les risques d’exposition cyber il faut appliquer les principes de technologie responsable, donner des droits d’accès aux outils d’IA limité et former les employés à l’IA. Ces principes sont des éléments clés pour permettre le travail en équipe distribuée grâce à l’IA.
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