Comment gérer vos tableaux de bord sur le Web

De nouveaux services cloud d’aide à la décision rassemblent les chiffres les plus récents de votre activité. Et vous les livrent sous forme de graphiques.

Par Nathalie Patrat, directrice datamining chez Bisnode, spécialiste du marketing relationnel.

Pa sûr qu’Excel soit l’application la plus adaptée pour afficher vos ventes au moyen de courbes, ou vos parts de marché sous forme de camemberts. Car les outils décisionnels disponibles sur le cloud vont chercher eux-mêmes les chiffres destinés à alimenter vos tableaux, alors qu’il faut les saisir à la main dans un tableur. De plus, ils puisent leurs sources partout, de vos bases de données aux tickets de caisse de vos boutiques. Mais aussi sur Internet, pour comprendre la fréquentation de votre site Web ou l’activité de vos fans sur Facebook.

Ainsi, leurs graphiques vous donnent à un instant T une vision plus juste de votre activité, des effets de votre campagne marketing, ou encore du bien-fondé de votre stratégie commerciale. Toutes informations qui vous permettent de réagir plus rapidement. Nombre de ces solutions décisionnelles en ligne sont américaines. Gooddata et Birst ont défriché le marché. Les éditeurs de business intelligence (Business Objects, Cognos, SAS, Microstrategy…) ont adapté leurs produits historiques pour le cloud.

En France, le service en ligne Bime est proposé par l’éditeur éponyme (ex-We are Cloud). La version de base ? qui ne récupère que les informations issues des tableurs et des bases de données internes à l’entreprise ? est facturé 140 euros par mois et par utilisateur. Mais si vous y ajoutez des connecteurs pour aller chercher les informations dans les services de Google, de Facebook, de Salesforce, de SAP ou d’Amazon, le coût peut atteindre 560 euros par mois.

Attention ! Selon la disponibilité de votre personnel informatique et le nombre de réunions à organiser pour leur expliquer exactement ce dont vous avez besoin, comptez jusqu’à trois ou quatre semaines avant d’être opérationnel. Mais lorsque toutes ces configurations de départ seront effectuées, vous n’aurez plus jamais à y toucher. Les modifications ou les ajouts dans les sources d’information seront automatiquement pris en compte par la solution décisionnelle en ligne.

Prenons l’exemple de Bime. Dès que vous êtes abonné, le site vous demande de télécharger l’application Bime Desktop. Parmi la mosaïque de carrés qu’elle affiche, choisissez celui intitulé Créer une connexion. Vous visualisez alors tous les connecteurs possibles : fichiers Excel, tableaux Google Docs, Google Analytics, Facebook, Big Query, bases MySQL, Oracle, Microsoft…

Sélectionnez ceux que vous avez achetés (les autres sont grisés) et pour chacun d’entre eux, donnez un nom à la source d’information, éventuellement les identifiants et les mots de passe nécessaires pour y accéder, puis cliquez sur l’icône avec trois petits points afin d’indiquer le chemin vers la source ; désignez alors un fichier sur votre disque, sur le réseau, ou sur Internet.

Une fois que vous vous êtes identifié, les informations déjà référencées ? le montant des dernières transactions, le taux de clics de la précédente campagne d’e-mailing, le nombre d’abonnements souscrits à un service, le sexe et l’âge des clients… ? sont présentées dans la partie gauche de l’écran, sous forme de colonnes. Vous sélectionnez celles qui vous intéressent et les faites glisser dans la partie droite. Soit les unes à côté des autres, pour les comparer, soit les unes sur les autres, pour obtenir des ratios.

Imaginons que vous souhaitez connaître le poids des articles de sport dans vos ventes globales de vêtements. Vous vous verrez proposer une dizaine de représentations graphiques, allant des courbes aux jauges, de l’histogramme au camembert. Si vous choisissez ce dernier, les portions qui correspondent à vos ratios ou à vos comparaisons se dessineront automatiquement, au fur et à mesure que vous surlignez à la souris des informations dans la partie de droite.

Le principe est identique à celui d’un album Picasa. Pour chaque graphique, vous définissez les adresses électroniques des utilisateurs qui ont le droit d’y accéder. Ils recevront automatiquement un courriel, avec un mot de passe.

Enfin, dans les solutions en ligne, les rapports ne sont pas figés. Celui qui les consulte les adapte en quelques clics ; il peut masquer des chiffres (ne voir que les ventes effectuées sur sa région) et les visualiser sous la forme qu’il préfère (une jauge plutôt qu’un camembert). A noter : l’éditeur de Bime Desktop calcule le prix de sa licence selon le nombre de personnes qui composent les rapports graphiques, et non en fonction du nombre d’utilisateurs qui les consultent.

Améliorez la réactivité de vos équipes avec les outils en ligne

Historiquement, dans les entreprises, les rapports décisionnels sont élaborés par les directions générales. Les tableaux envoyés aux équipes terrain s’avèrent alors difficilement exploitables par celles-ci. Soit trop génériques, soit trop riches et du coup, peu compréhensibles. Sans compter que les données, trop détaillées, suscitent la plupart du temps des interprétations divergentes entre les différentes directions de l’entreprise.

Avec les solutions décisionnelles en ligne, les managers opérationnels définissent eux-mêmes les informations dont ils ont besoin et n’affichent que des indicateurs pertinents pour eux. Ces fonctions aident les salariés à rendre des comptes plus souvent qu’auparavant. Les équipes deviennent ainsi plus réactives.