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Comment libérer l’IT du fardeau des signatures mail
Par Brand Content, publié le 04 septembre 2023
Dans le monde en constante évolution de la technologie de l’information, les professionnels de l’IT et les DSI font face à une myriade de défis complexes au quotidien. De la gestion des infrastructures informatiques à la sécurisation des données sensibles, en passant par la mise en œuvre de solutions innovantes, leur rôle est essentiel pour assurer le bon fonctionnement des entreprises à l’ère numérique. Cependant, au milieu de ces défis de grande envergure, des tâches en apparence simples, comme la gestion des signatures mail, continuent de les incomber sans qu’ils n’aient de réelles valeurs ajoutées à les piloter.
Pourtant, si elles sont encore assez méconnues, il existe désormais des méthodes simples et sécurisées pour gérer les signatures mail, de manière plus efficiente et responsable, tout en ouvrant de nouvelles perspectives de communication à tous les départements, IT y compris.
En effet, ces petites cartes de visite numériques, situées à la fin des emails de vos employés peuvent devenir de véritables alliées pour sensibiliser et éduquer vos collaborateurs, ouvrant ainsi la voie à de nouvelles opportunités dans votre rôle de DSI. Explications.
L’email : au cœur de la communication entreprise
Bien que les canaux ne cessent de se multiplier, l’email reste un outil central dans la communication des entreprises. En 2022, plus de 330 milliards d’emails ont été envoyés dans le monde, et ce nombre devrait augmenter en 2023, atteignant les 347 milliards (source : arobase.org).
Plus qu’une simple formule de politesse ou une carte de visite dématérialisée, la signature apposée à la fin d’un mail est une véritable extension de l’identité professionnelle de l’entreprise. Professionnalisme, efficacité, crédibilité, image de marque, engagement des équipes… élément clef d’une stratégie de marque, la signature d’un email joue un rôle fondamental dans la communication avec les clients, les prospects, les fournisseurs ou encore avec les collaborateurs en interne.
Gérer les signatures mail : un défi quotidien
Si la gestion des signatures mail d’une entreprise peut sembler anodine, sa complexité est souvent sous-estimée. En général, trois approches se distinguent :
1. Créer et installer des scripts sur chacun des postes des employés.
Mais ces scripts sont difficiles à garder à jour et à ajuster. Imaginez le temps que cela peut prendre pour 500 employés !
2. La Com créer des modèles de signatures et les partage à chaque employé lors de son arrivée.
La limite ? Le format image de ces signatures, qui les rend à la fois complexes à éditer dans le temps, et carnivore pour nos messageries.
3. Laisser chaque employé créer sa propre signature en se basant sur un modèle.
Mais cela mène la plupart du temps à des erreurs, des libertés graphiques et donc à des signatures peu professionnelles.
Peu importe la méthode choisie, si elle est manuelle, le résultat sera in fine désordonné et hétérogène. Les signatures sont compliquées à mettre à jour, à modifier et à gérer au quotidien. Cela engendre un vrai manque de contrôle, des sollicitations permanentes et prend du temps à tout le monde, impactant l’IT et l’entreprise dans sa globalité.
En bref : c’est dommage de se contenter d’une demi-mesure, forcément imparfaite, alors qu’il existe des solutions clés-en-main.
Automatiser et centraliser les signatures : des bénéfices avérés
Centraliser le déploiement des signatures évite à la fois un paramétrage individuel aléatoire et une perte de temps pour l’utilisateur comme pour le service informatique. En utilisant la solution SaaS Letsignit, il s’avère facile et rapide d’automatiser et de centraliser la création des signatures, ainsi que leur déploiement via une connexion automatique à Microsoft 365.
Solution lancée en 2013 qui compte aujourd’hui plus d’un million d’utilisateurs et 3500 clients dont des grands comptes tels que LVMH, Vinci, Alstom, Michelin mais aussi de nombreuses administrations, Letsignit simplifie la gestion des signatures pour l’IT et met à la disposition des Département Communication un véritable canal d’engagement.
Sur la plateforme, la Communication peut créer en toute simplicité grâce à un Designer Drag & Drop des modèles de signatures mail percutants et complets (urls, réseaux sociaux, calendrier, etc.). Les différents modèles de signatures peuvent être attribués automatiquement à tous les collaborateurs ou à des groupes de collaborateurs créés spécifiquement ou hérités de l’annuaire d’entreprise (qu’il soit local ou Azure AD). En termes de déploiement sur les appareils de vos employés, tout se fait automatiquement, directement depuis la plateforme Admin M365 et grâce à l’Add-in pour Outlook que Letsignit à co-développé avec les équipes Microsoft.
Terminées les prises de tête lorsqu’un nouveau collaborateur intègre l’entreprise ! Dès lors que vous intégrez un nouvel utilisateur à votre annuaire, il se voit automatiquement importé dans Letsignit, et attribué une signature.
Plus qu’une libération pour l’IT, une source d’opportunités pour tous les métiers
Au-delà d’un outil bien pensé, la solution permet de transformer vos signatures en fenêtre sur votre activité. Le tout, très simplement grâce à l’intégration de bannière de communication. Si la com ou le marketing y voient facilement une opportunité de diffuser leurs campagnes (article de blog, évent, actualités, livre blancs…), cet encart peut aussi facilement devenir un nouvel allié de communication pour l’IT.
En effet, grâce à la possibilité de relayer des messages spécifiques dédié uniquement aux audiences interne à l’entreprise – via une distinction par nom de domaine, la bannière présente dans les signatures mail de vos employés peut aussi constituer une excellente solution pour (re)nouer le contact avec eux, leur transmettre un message suite à la mise en place d’un nouvel outil ou encore les alerter sur un incident, faire de la prévention, etc.
Enfin, en interne comme en externe, la signature de mail peut aussi améliorer la sécurité et la conformité en incluant des disclaimers spécifiques à votre industrie, des politiques de confidentialité et des clauses de non-responsabilité.
Bien que les signatures mail offrent une opportunité de communication, il est essentiel d’éviter les approches désorganisées ou une diffusion manuelle, au risque de bafouer les concepts de Green IT. En choisissant un outil tel que Letsignit, les entreprises encadrent la gestion des signatures mail et renforcent la discipline à cet égard. La plateforme propose de nombreuses fonctionnalités vertes pour réduire le poids des signatures (signatures allégées pour les réponse/transfert, lien direct pour basculer dans Teams, etc.), des messages préventifs pour les admins de la plateforme lorsqu’ils créer leurs signatures, et a fait du sujet Green IT une vraie priorité dans sa roadmap. En bref, Letsignit propose un dispositif complet pour ne pas alourdir le poids des emails, mais plutôt le réduire à grande échelle.
Dans un paysage en constante évolution où les challenges ne cessent de se multiplier peu importe les métiers, s’équiper de Lesignit c’est capitaliser sur un canal encore indétrôné, aux nombreux atouts pour décharger l’IT, renforcer son image de marque et engager ses audiences.
