Green IT

Embarquer les utilisateurs dans une démarche Green IT

Par Marie Varandat, publié le 05 mai 2020

Pour ce troisième épisode de notre grande série consacrée au Green IT, Itforbusiness.fr se recentre sur l’humain.
En effet, pour gagner en efficacité, les entreprises vont devoir s’attaquer à la principale source de pollution : les utilisateurs. Pour cela, elles vont devoir instaurer de nouvelles pratiques et une culture Green IT reposant sur des engagements porteurs de sens.

Par Marie Varandat

Au-delà des convictions des uns et des poncifs moralisateurs des autres, le Green IT pourrait devenir une nécessité qui s’imposerait de fait.

Il est en effet des problèmes qui fâchent, mais dont on évite de parler, faute de solution.

La fin programmée des minerais en fait partie. Montres connectées, smartphones, PC, IoT… Au rythme actuel, certains minerais pourraient commencer à disparaître d’ici 10 ans, peut-être même avant si la demande continue à accélérer.

Or, comme le rappelle GreenIT.fr depuis quelques années, les utilisateurs sont la première source de pollution numérique. Selon la dernière étude du collectif « Empreinte environnementale du numérique mondial », parue en septembre 2019, 34 milliards d’équipements circuleraient dans le monde, dont plus de six milliards de téléphones, 3,1 milliards de dispositifs d’affichage et plus de 19 milliards d’objets connectés.

Autrement dit, pour être efficace sur la Green IT, les entreprises ont tout intérêt à se pencher sur l’environnement de travail et les usages des utilisateurs.

Adopter les bons gestes

Éteindre la lumière en sortant d’une pièce, ne pas laisser l’eau couler au robinet, réduire et trier ses déchets… On oublie souvent que les gestes écologiques quotidiens les plus simples sont parfois les plus efficaces.

C’est également vrai dans le domaine de l’informatique responsable. L’impression a probablement été un des domaines où le plus d’efforts ont été faits pour préserver l’environnement. Les fabricants utilisent plus de plastique recyclé pour fabriquer leurs imprimantes et ils ont mis en place des dispositifs pour collecter et recycler les cartouches. De leur côté, les utilisateurs impriment moins.
Il reste encore des progrès à faire qui passent par une meilleure maîtrise des impacts. Par exemple, les distributeurs de fournitures de bureau Staples et JPG ont réalisé une étude poussée sur les polices de caractère, mettant en évidence la consommation excessive de certaines par rapport à d’autres.
Typiquement, sur la base d’une impression de 250 pages par semaine à l’aide d’une imprimante laser équipée d’un cartouche de toner HP 124A d’une capacité théorique de 2 500 pages, l’étude estime qu’en remplaçant la police de caractère Arial (taille 11) par du Century Gothic (taille 10), il est possible d’économiser 24% d’encre, soit approximativement 130 euros par an.
De la même façon, en jonglant avec les options d’impression, il est possible d’économiser encre, papier et… poids. Illustration de Frédéric Bordage, fondateur de GreenIT.fr : « Nous avons accompagné le Conseil général de la Seine-Saint-Denis sur un projet de sensibilisation à l’impression. À cette occasion, nous avons formé le personnel technique à imprimer deux pages par face en mode recto verso, ce qui a permis de diviser par quatre le poids de documents transportés dans leur besace au quotidien ».

Sujet également très médiatisé, une gestion efficace des courriels commence par la réduction du nombre de mails envoyés. « En effet, même si cela ne fait pas de mal, supprimer des e-mails est une mesure curative qui ne résout en rien le problème. Autant s’attaquer directement à la source », rappelle le collectif GreenIT.fr.
Dans cette perspective, il est donc préférable de pousser les utilisateurs à limiter les abonnements aux newsletters, à diminuer la taille des pièces jointes ou encore à réduire le nombre de destinataires, car c’est l’écriture et le transport des courriels qui génèrent le plus d’impact environnemental.
Toujours dans le domaine de la messagerie électronique, il convient d’éviter les signatures graphiques ou encore les messages graphiques bien intentionnés de type « pour préserver la nature, n’imprimez pas cet e-mail ». Le même message sous forme de texte est tout aussi efficace et bien moins impactant sur les ressources utilisées.

Côté web, il est également possible de réduire son empreinte environnementale avec quelques petits gestes, comme celui d’effectuer des recherches uniquement quand elles sont indispensables ou encore de fermer les onglets inactifs. Pour limiter les recherches, rien de tel qu’une bonne gestion des favoris avec les sites utilisés régulièrement à portée de clic.

Trouver de nouveaux modèles de travail

Ces petits gestes – aussi indispensables soient-ils – ne seront toutefois pas suffisants. L’entreprise doit en effet aller plus loin en insufflant de nouvelles pratiques, comme la conception responsable de ses services IT afin de favoriser une consommation moindre des ressources. Elle doit aussi adopter une meilleure gestion de son immobilier et innover sur sa politique RH afin de réduire ses besoins en espace et en énergie.
Dans ce domaine, Microsoft a réalisé en août dernier au Japon une expérience pleine d’enseignements. La filiale nippone a en effet adopté le week-end de trois jours pour ses 2 300 salariés. Très concluant sur la productivité et la satisfaction des collaborateurs, le test a aussi permis de réduire la consommation d’électricité de 23 % et la consommation de papier d’impression de presque 60%.

Une politique affirmée dans le domaine de la mobilité durable avec des outils de vidéoconférence pour limiter les réunions physiques et les déplacements ainsi que des dispositifs pour mettre en place le télétravail peuvent aussi contribuer à la réduction de l’empreinte environnementale des utilisateurs.

Enfin, GreenIT.fr milite également en faveur de la réduction des équipements connectés en poussant les entreprises à adopter des démarches privilégiant le réemploi et la prolongation de la durée de vie des périphériques. Plus encore, le collectif alerte sur les formules d’abonnement qui entraînent un renouvellement systématique des appareils, même si ces derniers sont toujours en parfait état de marche et répondent toujours au besoin de l’utilisateur.

Convaincre par le bénéfice

Reste que, comme autrefois la voiture, le smartphone est aujourd’hui devenu un signe extérieur de réussite. Dans ces conditions, pour arriver à convaincre les utilisateurs d’abandonner certaines pratiques nuisibles pour l’environnement, les beaux discours ne vont pas suffire. « Plutôt que de demander aux utilisateurs un effort, il faut présenter le projet sous l’angle du service rendu, explique Frédéric Bordage. Typiquement, si vous configurez correctement la mise en veille d’un ordinateur portable, vous gagnez en autonomie. Nous avons ainsi convaincu une flotte de commerciaux, ce simple paramétrage leur permettant de tenir toute la journée sans avoir à s’arrêter pour recharger leur PC ».

Afin de leur permettre de saisir la pertinence et le bénéfice des efforts demandés, les utilisateurs doivent être formés et bénéficier d’un accompagnement pour non seulement les inciter à changer d’habitudes, mais aussi leur apporter des preuves des gains tangibles qu’ils réalisent au quotidien.

Autrement dit, pour mobiliser les collaborateurs derrière des objectifs, l’entreprise va devoir aller au-delà des petits gestes et des projets isolés. Ce n’est qu’à travers une transformation de la culture d’entreprise avec des engagements porteurs de sens pour les salariés, qu’elle parviendra à les inciter à changer leurs pratiques en faveur d’usages plus éco-responsables.

Frédéric Bordage, cofondateur de GreenIT.fr

Nommer un responsable de la démarche Green IT pour réussir

« Les entreprises qui enregistrent des résultats ont forcément nommé un responsable Green IT pour animer la pratique. Doté d’un budget et d’un minimum de pouvoir décisionnaire, il s’appuie sur un réseau de références, à savoir des collaborateurs formés et disséminés qui portent les idées et les projets.
Souvent, ce responsable dispose d’un profil technique et il est proche de la DSI, mais il arrive aussi qu’il dépende du service en charge de la démarche RSE ou, plus rarement, qu’il dépende de la direction générale.
D’après notre expérience, la configuration DSI reste toutefois la plus efficace : les objectifs sont moins ambitieux quand le responsable est lié à la DSI, mais ils sont atteints plus facilement. De plus, son profil technique lui permet plus facilement d’échanger avec la DSI ».

Cet article a été publié à l’origine dans le numéro 2245 du magazine IT FOR BUSINESS.

Chaque semaine, retrouvez sur ITforBusiness.fr un nouvel épisode de notre série « RSE & GREEN IT » :

Episode 1 : Mesurer l’empreinte environnementale du numérique
Episode 2 : Une IT plus responsable grâce à l’écoconception
Episode 3 : Embarquer les utilisateurs dans une démarche Green IT