Gouvernance
Les DSI face aux nouvelles réglementations fiscales en matière de contrôle des transactions en continu (CTC)
Par La rédaction, publié le 14 septembre 2022
Contrainte, risque ou opportunité, les conséquences pour les entreprises de la facture et du reporting électroniques obligatoires – et donc des nouvelles réglementations CTC – dépendent avant tout du degré d’anticipation des directions informatiques.
Par Jean-Cyril Schütterlé, Directeur Product Management CTC chez Sovos
Les dépenses informatiques sont de nouveau à la hausse. Après une accalmie pendant la première partie de la pandémie, de nombreuses organisations ont relancé le déploiement d’initiatives de premier plan. Selon une étude de Gartner, les budgets informatiques ont rebondi en 2021 et continuent de gagner du terrain en 2022 le seuil des 4 500 milliards de dollars étant atteint à l’échelle mondiale, soit une hausse de 3 % d’une année sur l’autre.
Cependant, une incertitude économique à l’échelle planétaire plane désormais sur les multinationales et oblige les décideurs informatiques à faire des choix difficiles quant aux technologies à privilégier. Alors qu’ils élaborent leurs plans stratégiques, nombre d’entre eux considèrent pour la première fois l’impact potentiel des nouvelles réglementations fiscales en matière de contrôle des transactions en continu (CTC).
En effet, les administrations fiscales sont de plus en plus nombreuses à imposer aux entreprises de leur transmettre sous forme électronique leurs données de facturation, voire les contraignent à ne plus échanger entre elles que des factures au format électronique.
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Nous assistons à cette révolution copernicienne des relations entre entreprises et autorités fiscale en matière de collecte des données transactionnelles et des contrôles qu’elles rendent possibles dans presque toutes les régions du monde. Ils sont courants en Amérique latine depuis des décennies, et deviennent désormais prépondérants en Asie, au Moyen-Orient comme en Europe – la Pologne, la France et potentiellement l’Allemagne ont toutes trois de nouveaux mandats à l’horizon.
Les périmètres d’application et modalités de mise en œuvre de ces exigences varient selon les juridictions. Cependant, les bénéfices attendus de leur adoption (réduction de l’évasion fiscale, amélioration de l’efficacité des entreprises et fourniture de données économiques actualisées pour éclairer les décisions gouvernementales) sont les mêmes partout.
Une fois mis en œuvre, ces régimes CTC continuent le plus souvent à évoluer. Leur champ d’application s’élargit pour s’appliquer à un plus grand nombre d’entreprises de plus petite taille et les données granulaires requises peuvent devoir être transmises pour d’autres flux, ce qui exerce une pression supplémentaire sur l’écosystème informatique.
Ce qui pourrait passer pour un projet à confier à la fonction finance est, de facto, une question dont la résolution dépendra de l’équipe informatique. Certes, les équipes financières et comptables s’assureront sans doute de l’adéquation des données avec les exigences de la facturation électronique, mais l’informatique jouera un rôle clé dans l’acquisition et la mise en œuvre de solutions numériques pour permettre la conformité.
Aucune échappatoire au contrôle des transactions en continu !
Loin d’être une tendance passagère, il s’agit d’une nouvelle réalité pour les responsables informatiques et financiers, car le suivi et la garantie de la conformité vont bien au-delà du cadre des processus manuels périodiques.
Avec la mise en œuvre des régimes CTC et de la facturation électronique obligatoire, les régulateurs s’insinuent directement au cœur des données des entreprises, dictent la manière dont elles doivent être recueillies et présentées, et, enfin, examinent les transactions financières et les chaînes d’approvisionnement associées, en temps réel.
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Avec un fisc qui s’invite dans sa chaîne d’approvisionnement, l’enjeu pour l’entreprise devient d’adapter son environnement technologique à ces nouvelles exigences. Dans les pays où les régimes CTC et la transmission des données en temps réel sont déjà une réalité, le gouvernement est désormais considéré comme un partenaire partie à toutes les transactions.
Contrairement à d’autres projets informatiques, les entreprises n’ont pas le luxe de décider du moment de la mise en œuvre ou de la mise à niveau des protocoles. De plus, au fur et à mesure que les autorités affinent leur approche, l’entreprise doit s’attendre à des changements fréquents et substantiels des données exigées et des procédures d’application.
Les conséquences de la non-conformité aux régimes CTC peuvent être lourdes de conséquences, allant de fortes amendes à l’interruption forcée des opérations. Compte tenu des ramifications potentielles en termes économiques et réputationnels, toutes les fonctions, y compris l’informatique, devront travailler main dans la main.
« The readiness is all »
Tandis que de plus en plus de pays mettent en place des régimes CTC et imposent la facturation électronique, les équipes informatiques doivent s’assurer que l’entreprise dispose des ressources et des outils adéquats.
Cela signifie travailler en étroite collaboration avec les équipes de direction, de conformité, et juridiques pour traiter les questions suivantes :
* Quels sont les régimes CTC actuels et prévus dans les pays dans lesquels l’entreprise opère aujourd’hui ou compte s’étendre demain ?
* Quel est le niveau de préparation des systèmes existants (ERP, facturation, outils ‘Order-to-Cash’ et ‘Purchase-to-Pay’, …) pour extraire, intégrer, et garantir la qualité et la confidentialité de volumes considérables de données, en quasi-temps réel ? Un audit préalable s’impose certainement qui permettra de dimensionner et de planifier les projets.
* Une fois l’environnement applicatif financier mis à niveau et sécurisé, comment établir la connexion avec les plateformes fiscales dans chacun des pays et échanger les factures électroniques avec ses partenaires commerciaux ? Recourir à des solutions locales s’avère rarement pérenne pour des organisations internationales en raison de la multitude des projets et des coûts de gestion qu’elles entraînent. D’autant qu’il n’existe actuellement aucun cadre normalisé pour les régimes CTC, même au sein de blocs commerciaux comme l’UE. Elles lui préfèrent donc généralement une technologie globale qui va les affranchir de toutes les obligations de conformité dans les pays où elles opèrent, tout leur offrant de légitimes économies d’échelle.
Aborder ce questionnement le plus en amont possible de l’entrée en vigueur des réglementations CTC s’avère essentiel si les équipes informatiques veulent mener à bien ces chantiers qui ne souffrent pas de retard ou d’approximation. Se faire surprendre par les changements CTC peut leur coûter cher, qu’il s’agisse d’amendes fiscales, de perte de réputation ou de processus défaillants.
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