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Les technologies collaboratives au service de la productivité des entreprises
Par La rédaction, publié le 08 avril 2018
Nous en faisons le triste constat chaque jour dans nos vies professionnelle et personnelle : les technologies de communication nous ont plongés dans le règne de l’immédiateté. Or, nous n’avons que partiellement pris conscience de leur impact sur la plénitude de nos relations et notre efficacité au travail. Nous sommes nombreux encore à trouver normal de voir les téléphones mobiles trôner sur une table de restaurant ou de réunion, remettant ainsi en cause la notion même d’échange pour lui substituer celle de présence.
Bien piètre présence que celle consistant à prêter une oreille à un interlocuteur physique, un œil sur son ordinateur, l’autre sur son mobile. À force de nous croire dotés de capacités multitâches, nous acceptons des séquences de tâches de plus en plus nombreuses et de plus en plus courtes. Incroyable dictature que celle qui consiste à transformer la gestion des priorités en une course à la réactivité immédiate ! À prétendre vouloir nous faire gagner du temps, les technologies et leur multiplication finissent par nous en faire perdre.
L’extrême segmentation de notre temps de travail, induite par cet impératif d’instantanéité, est presque devenue une norme. Passer d’un interlocuteur à l’autre, d’un sujet à l’autre, d’un mode de communication à l’autre nécessite pourtant d’établir des connexions multiples, répétées et parfois infructueuses. Selon l’étude Webtorials Workplace Productivity and Communications Technology Report réalisée par Mitel auprès de 900 entreprises en Amérique du Nord et en Europe, 14 % du temps de travail est gaspillé en communications inefficaces : cela représente près de 9 000€ par salarié et par an !
Soyons justes : les technologies ne sont pas seules responsables ; nous le sommes aussi, par une mauvaise utilisation d’outils dont l’aspect intuitif cache la puissance et la complexité fonctionnelle. Nous admettons tous n’utiliser que 10 à 20 % des fonctions de notre logiciel de traitement de texte. Mais ce qui n’a là que des conséquences limitées est susceptible d’être beaucoup plus impactant si on parle d’applications de communication et de collaboration. En effet, un usage non optimisé du premier va nuire essentiellement à notre propre productivité, tandis qu’une utilisation incorrecte ou incomplète des secondes nuit à une équipe ou une entreprise tout entière.
Il est donc temps de reprendre la main ! D’un point de vue technologique d’abord, exigeons autant des outils de communication et de collaboration que d’une relation client idéale, et notamment une approche omnicanale réellement intégrée. Rejetons tout outil fonctionnant en silo et incapable de s’ouvrir à un environnement préexistant. Comment gérer correctement un projet si les informations échangées sont disséminées sur différents supports (e-mails, images, documents, vidéos…) sans pouvoir y accéder ou les consolider ?
Exigeons que ces outils reflètent la nature multimodale de nos interactions professionnelles et supportent de manière transparente les modes d’échange que le collaborateur mixe à l’envi (téléphone, vidéo, messageries…). D’un point de vue comportemental, l’utilisation d’un tel outil ne doit pas être optionnelle. Son appropriation massive par l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise est un enjeu prioritaire : c’est de celle-ci qu’émergera un accroissement de la productivité pour l’entreprise. La conduite du changement devient donc une composante essentielle de tout déploiement de ce type d’outil.
En termes d’usage enfin, recherchons dans les nouveaux outils de collaboration l’opportunité de réconcilier les modes synchrone et asynchrone. L’incapacité de participer à une réunion téléphonique ne doit pas empêcher de rester informé des décisions prises ou des tâches à réaliser. De même, rechercher la dernière version d’un document ne doit plus relever du parcours du combattant ou du tirage de la loterie ! En clair, un bon outil de collaboration ne doit pas se contenter de nous faire gagner du temps. Il doit viser à nous permettre de rattraper le temps éventuellement perdu.
C’est en ne sacrifiant à aucune de ces exigences que les technologies collaboratives pourront prétendre se poser en levier incontournable de la productivité de l’entreprise.
Didier Lambert, responsable marketing, Mitel France
