@Work
Orange dissèque ses processus financiers et d’achat avec Celonis
Par Thierry Parisot, publié le 12 septembre 2022
Dans le cadre de son tout dernier plan stratégique, l’opérateur de télécommunications historique Orange a déployé un système de process mining. L’objectif ? Détecter d’éventuels dysfonctionnements dans ses processus achats et finance, puis en analyser les causes, afin de définir des actions de corrections.
Devançant de quelques mois l’annonce en 2019 de son plan « Engage 2025 » visant à « réinventer son métier d’opérateur », Orange a décidé en 2018 de placer la donnée et l’intelligence artificielle au cœur de son modèle.
Aujourd’hui pleinement inscrite dans la stratégie, la mise en place du programme « data » destiné à améliorer les processus dans tous les domaines, a commencé sur le périmètre de la finance, en particulier sur la chaîne procure-to-pay allant des commandes d’achats au paiement des fournisseurs. « Avec de nombreuses étapes et beaucoup d’intervenants, c’est un processus complexe qui traite environ un million de factures par an, pour plusieurs dizaines de millions de lignes au total », explique Julien Lebois, directeur du programme, chargé du développement des nouveaux usages autour de la donnée au sein du CSP Finance & Performance qui traite la comptabilité de toutes les entités juridiques du groupe en France.
Comment l’idée a-t-elle pris forme ? « À l’époque, nous avons été contactés par l’éditeur spécialisé Celonis qui souhaitait attirer notre attention sur les capacités du process mining pour découvrir, contrôler et améliorer les processus », raconte Franck Fourrage, chef de projet en charge du déploiement de solutions digitales pour la finance, citant trois principaux enjeux dans ce domaine : accélérer la digitalisation, gagner en efficacité opérationnelle et stratégique, identifier des opportunités d’optimisation et d’uniformisation. « Dès la première présentation de la solution, nous avons très vite compris l’intérêt de l’approche et son principe, consistant à disséquer les données relatives aux processus opérationnels pour détecter les déviances et les analyser, afin de mener des actions correctives, poursuit-il. En les corrigeant, les traitements financiers inefficients pourraient être plus performants, avec des économies en temps et en coûts. »
À LIRE AUSSI :
Comment l’idée a-t-elle pris forme ? « À l’époque, nous avons été contactés par l’éditeur spécialisé Celonis qui souhaitait attirer notre attention sur les capacités du process mining pour découvrir, contrôler et améliorer les processus », raconte Franck Fourrage, chef de projet en charge du déploiement de solutions digitales pour la finance, citant trois principaux enjeux dans ce domaine : accélérer la digitalisation, gagner en efficacité opérationnelle et stratégique, identifier des opportunités d’optimisation et d’uniformisation. « Dès la première présentation de la solution, nous avons très vite compris l’intérêt de l’approche et son principe, consistant à disséquer les données relatives aux processus opérationnels pour détecter les déviances et les analyser, afin de mener des actions correctives, poursuit-il. En les corrigeant, les traitements financiers inefficients pourraient être plus performants, avec des économies en temps et en coûts. »
Comment l’idée a-t-elle pris forme ? « À l’époque, nous avons été contactés par l’éditeur spécialisé Celonis qui souhaitait attirer notre attention sur les capacités du process mining pour découvrir, contrôler et améliorer les processus », raconte Franck Fourrage, chef de projet en charge du déploiement de solutions digitales pour la finance, citant trois principaux enjeux dans ce domaine : accélérer la digitalisation, gagner en efficacité opérationnelle et stratégique, identifier des opportunités d’optimisation et d’uniformisation. « Dès la première présentation de la solution, nous avons très vite compris l’intérêt de l’approche et son principe, consistant à disséquer les données relatives aux processus opérationnels pour détecter les déviances et les analyser, afin de mener des actions correctives, poursuit-il. En les corrigeant, les traitements financiers inefficients pourraient être plus performants, avec des économies en temps et en coûts. »
À LIRE AUSSI :
Fin 2019, la réalisation d’un « proof of concept » (POC) pour valider l’approche, confirme l’impression. Cette preuve de faisabilité porte notamment sur la mise en oeuvre d’un connecteur avec OFusion, l’ERP basé sur l’offre Oracle Cloud.
Si Orange utilise quelques applications spécifiques pour les articles stockés (terminaux et matériels réseaux) ou pour le « roaming » avec les opérateurs internationaux, l’essentiel des achats passe en effet par ce progiciel intégré, pour garantir une approche « globale et homogène » dans le groupe. « À l’occasion de ce POC, nous avons découvert tout le potentiel de la solution pour comprendre, en quelques clics, d’où viennent les blocages ou les dysfonctionnements dans notre système, détaille Franck Fourrage. D’ailleurs, poursuit-il, nous n’avons contacté aucun autre éditeur. Nous nous sommes simplement intéressés à UiPath, mais son approche était trop centrée sur le seul déploiement de robots logiciels pour prendre en charge certaines tâches. »
Six mois pour définir le modèle de données
Sitôt un accord conclu avec Celonis, six mois sont alors consacrés à la définition du modèle de données, avec l’appui de ses équipes et celles de son partenaire BearingPoint, pour fiabiliser les données. « Du fait de la complexité des cas de gestion sur la chaîne procure-to-pay, au-delà des modes opératoires, il nous fallait vérifier que la solution récupérait correctement les logs, c’est-à-dire les données (nature de la tâche, intervenant, date et heure, etc.) décrivant les événements à chaque étape du processus dans OFusion », explique Franck Fourrage. Avant ce projet, Orange collectait déjà ces logs. « Mais faute de démarche spécifique et d’outil spécialisé, en particulier chez Oracle, nous ne les analysions pas », précise-t-il.
Olivier Pétrot
Data analyst chez Orange
« En complément de la solution de process mining, nous avons mis en place des indicateurs de performance pour suivre l’impact des décisions et mesurer les améliorations »
Opérationnel depuis fin 2020, le dispositif permet aujourd’hui à Celonis de récupérer les données toutes les nuits en accédant aux serveurs Oracle d’Orange, chez son hébergeur, pour les analyser en suivant tous les « chemins des événements » et émettre une alerte en cas de problème.
Pour cela, le système combine des feuilles d’analyse pré-paramétrées dans la solution de Celonis, sur la base de bonnes pratiques, et d’autres liées à des spécificités des processus financiers d’Orange. « Actuellement, nous avons développé une petite dizaine de typologies d’analyse spécifiques, par exemple sur les “commandes de régularisation” réalisées après l’émission des factures, ou sur les images de factures annulées car non conformes », détaille Olivier Pétrot, data analyst au sein du groupe.
La Supply Chain, prochain domaine concerné
Pour l’heure, malgré les indicateurs de performance mis en place, l’efficacité du système n’a pas encore été précisément quantifiée. « Mais maintenant que nous avons plus d’un an de recul, c’est un travail en cours, précise Julien Lebois, assurant que les inefficiences de process identifiées et les actions correctives engagées, les relances et autres automatisations mises en place, les analyses partagées avec le management ont contribué à une plus grande performance des process et déjà permis de réaliser des gains de productivité ».
La suite ? « En termes de process mining, nous avons voulu bâtir un succès sur le périmètre des achats et de la finance, pour en faire un levier de création de valeur », résume le directeur du programme. Désormais, tous les domaines sont potentiellement concernés, à commencer par la supply chain. Le commercial-marketing est aussi une priorité pour Orange, afin d’ajuster plus efficacement ses offres, ainsi que la gestion des immobilisations, pour optimiser la performance de son réseau.
L’ENTREPRISE
ACTIVITÉ > Opérateur de télécommunicationsEFFECTIF > 140 000 collaborateurs, dont 78 000 en France CA > 42,5 Md€ (2021)
LE PROCESS MINING, UN MARCHÉ EN EXPLOSION
Alors que l’optimisation des processus est devenue en enjeu stratégique pour les entreprises, comme différentiateur concurrentiel, les investissements technologiques dans ce domaine s’accélèrent ces dernières années. Ainsi, le marché mondial du process mining aurait progressé de 70 % en 2020 en termes de licences produits et de maintenance, selon Gartner, à 550 M$. Le cabinet estime que la barre du milliard pourrait être franchie en 2022. Parmi les acteurs en présence, Celonis côtoie des grands noms comme Appian, IBM ou SAP, positionnés après le rachat de petits spécialistes. Il est aussi fréquemment mis en concurrence avec Abbyy.
