Polémique DSI : la démarche zéro mail est-elle envisageable dans votre entreprise ?

Il y a plus de deux ans, Atos annonçait vouloir remplacer la messagerie électronique par des outils collaboratifs et les réseaux sociaux. Est-ce que cette stratégie « zéro mail » fait des émules ? Les DSI sont partagés.

La nouvelle formule du magazine 01 Business introduit un rendez-vous : La Polémique des DSI. La rédaction recueille l’opinion des membres du Club 01 DSI sur des questions liées aux grandes tendances du marché informatique. Les deux DSI ayant livré les avis les plus argumentés sont publiés dans le magazine. Mais, pour ne rien perdre de la richesse des propos récoltés, les meilleures réponses à nos questions feront l’objet d’un article diffusé sur 01business.com.

La démarche « zéro mail » est-elle envisageable dans votre entreprise ?
Telle est la nouvelle question soumise aux DSI. Est-ce que la stratégie d’Atos annoncée il y a deux ans d’éradiquer les courriels internes en privilégiant la messagerie d’instantanée et les réseaux sociaux a fait des émules ? Les DSI sont partagés.
 

Pascal Terraube, DSI de GroupM (photo). Aujourd’hui, on ne communique plus que par courriel. C’est problématique. Les collaborateurs travaillant dans le même open space, à deux mètres de distance, préfèrent s’écrire pour converser ! Du coup, nous sommes submergés par les messages reçus. Plus de la moitié d’entre eux pourraient être évités en échangeant trois mots avec ses collègues. Pour changer cette situation, il faut inciter les gens à quitter leurs bureaux, susciter les rencontres improbables et recréer les flux de communication. Steve Jobs pensait que si une structure ne favorise pas cela, elle passe à côté de nombreuses innovations et perd la magie des heureux hasards. Le changement passe aussi par le déploiement de nouveaux outils de communications unifiées sur IP, qui proposent la convergence de la voix, de la visioconférence, de la messagerie instantanée et de la collaboration. Nous sommes en train de migrer vers la téléphonie sur IP, et nous avons commencé à déployer Cisco Jabber. Une fois cette étape franchie, nous pourrons lancer un programme de sensibilisation visant à diminuer le nombre de courriels quotidiens.

René-Yves Labranche, DSI, Ville de Chelles. La démarche « zéro mail » est difficilement envisageable pour les deux collectivités – la Ville de Chelles (77) et l’Agglomération Marne et Chantereine. Toutefois, la messagerie est devenue un facteur aggravant dans le traitement de l’information et la réactivité. L’infobésité nous guette. Si les plates-formes collaboratives et les projets de dématérialisation se poursuivent, nous pourrons mettre en place progressivement une dynamique d’un meilleur usage de la messagerie par une charte du bon usage du mail mai aussi des outils collaboratifs de partage. Un RSE est à l’étude également pour les deux collectivités.

Samuel Bruyère, DSI Front Office, STCN. Ce serait souhaitable. Plus sérieusement, rationaliser l’usage de la messagerie serait une bonne chose. Non pas que techniquement, nous ayons des limites, mais tout simplement pour éviter d’être interrompu toutes les minutes et de perdre vingt minutes par jour à trier ce volume de données. Nous croulons sous l’information, mais sous une information de quantité et non pas de qualité. Par ailleurs, traiter ses e-mails dans le métro sans réellement y réfléchir est générateur de tension entre les individus et relève plus d’une pratique « je suis en ligne accro au boulot » que d’une réelle valeur ajoutée.

Jean-Claude Cosson, DSI de Sonepar France (photo). Le courriel a pris une part trop importante dans les échanges au sein d’une entreprise. La démarche consistant à le supprimer me paraît difficilement envisageable sans une refonte globale, non seulement de la communication, mais aussi de la gestion de la connaissance. L’e-mail sert en effet de plus en plus de mémoire à l’entreprise, voire à la gestion de ses processus internes. De nombreux documents (contrats, négociations, commandes) sont gérés et archivés dans les bases des messageries. Même la gestion de projet est victime de cette dérive : une démarche fondée sur les diagrammes de Pert ou de Gant en arrive à être supplantée par des envois de tâches par courriel. Bien qu’il soit évident que ces pratiques ne sont ni saines ni efficientes, c’est un fait que l’on ne peut nier et qui nécessite la mise en place d’outils de partage de l’information simples et puissants pour pouvoir les limiter, voire les éradiquer. Ajoutons que les personnes qui utilisent le courriel à ces fins dévoyées n’en ont pas conscience. Interrogées dans le cadre d’un projet « zéro mail », il est probable qu’elles ne remontent pas le problème.

Nicolas Doguer, DSI, Conseil général du Doubs. Ce n’est pas envisageable ni à court terme, ni moyen terme, car les outils collaboratifs ne sont pas encore déployés, et nécessiteront du temps pour être appropriés par les utilisateurs. Ils sont un prérequis à la diminution du nombre de mails, mais leur suppression totale ne paraît pas du tout envisageable.

François Tricot, CIO, Ceva Santé Animale. La démarche « zéro mail » n’a aucun intérêt. Il est vrai que certaines personnes passent trop de temps derrière leur messagerie. Mais les outils de productivité, dont l’email, ont considérablement accru la productivité des salariés ces 15 dernières années. Le courriel est une pièce maîtresse de cette productivité. Remplacer l’email par un réseau social d’entreprise ne fera que déplacer le temps passé derrière l’email en temps passé derrière le réseau social, à guetter les « update ». Il vaut mieux avoir une démarche de formation qui insiste sur le caractère asynchrone du courriel et sur l’usage approprié du téléphone, de la messagerie instantanée et de l’email.

François Charpe, Group CIO, Altran. La grande majorité des collaborateurs d’Altran étant en dehors des locaux de l’entreprise, le mail reste le meilleur outil de communication désynchronisée à la disposition des collaborateurs. Lesquels disposent par ailleurs d’outils de messagerie instantanée ou de réseau social d’entreprise, mais ces deux médias ne possèdent pas les caractéristiques de communication un à un, de communication en mode « privé » ou d’accès en mode déconnecté de la messagerie.

François Vanheeckhoet, DSI, SNCF. Nous n’avons pas à ce jour de démarche globale sur ce sujet. Cependant, sur le modèle d’autres expériences, nous avons mis en place une politique de gestion responsable des mails (campagne « bon usage du mail ») afin d’en limiter le volume. Par ailleurs, nous mettons en place des environnements de travail collaboratif (Sharepoint et OpenText), de communication unifiée (Lync avec messagerie instantanée) et un réseau social (sur base Open Source), qui devraient également contribuer à une réduction significative des courriels. L’objectif est de mieux interagir et de mieux collaborer et pas forcément de supprimer le mail qui conserve un domaine de pertinence dans les échanges asynchrones.