Qu’entend-on aujourd’hui par gouvernance de l’information ?

Patrick Larcheveque                                                                                                                                                                                                                                          Ambassadeur du salon Documation-MIS 2015, co-fondateur de GouvInfo

Densification et accélération des flux informationnels 

Aujourd’hui, l’information est au cœur de notre société, de notre économie, de notre évolution. Nous assistons en même temps à une avancée très rapide, peut être trop rapide, des nouvelles technologies. Ces dernières, mises sur le marché sans réel recul, font alors irruption dans l’écosystème des entreprises et des administrations, sans véritable anticipation possible. Le niveau de maturité des utilisateurs, des outils et de l’organisation elle-même en est donc également affecté avec pour conséquence, notamment, la multiplication mal maîtrisée des sources d’information et un accroissement constant du volume d’informations.

Devant ce constat, la nécessité pour ces entités de maîtriser le « flux information » apparaît dès lors une évidence. C’est précisément tout l’objet de la gouvernance de l’information. Gouverner l’information, c’est posséder la maîtrise globale, selon un angle de vue de niveau stratégique, du « flux d’information ». C’est donc une tâche complexe et de haut niveau qui prend en compte sa globalité et à des degrés diverses en fonction des enjeux stratégiques, les sept familles d’information (engageante, patrimoniale, sensible, personnelle, structurante, contributive et bruyante).

Prise de conscience des enjeux

La gouvernance de l’information est l’affaire de tous, que l’on soit entreprise, organisme d’état ou encore vendeur de solutions ou de conseils. Il y a toujours un besoin d’accroître son efficacité, sa rentabilité et ses avantages concurrentiels. Pourtant, la gouvernance de l’information, c’est un peu comme l’écologie. Nous avons conscience qu’il faut intervenir mais l’effort rebute, or, la situation continue de se dégrader jusqu’à atteindre un point de non-retour. On ne commence malheureusement à agir vraiment que lorsqu’il y a une catastrophe et souvent trop tard. Mais l’analogie s’arrête ici car à la différence de la raréfaction inexorable des ressources naturelles de notre planète, les entreprises et les structures gouvernementales recèlent un immense potentiel de richesse informationnelle, mais également, le potentiel de risques associés.

Certaines organisations qu’elles soient publiques ou privées, ont déjà remarqué que l’information avait glissé vers leurs cœurs de métier et qu’elle méritait une attention toute particulière afin d’en exploiter le potentiel (cf. observatoire GouvInfo 2015). Nous pouvons le vérifier dans les nombreuses réflexions autour de la transformation digitale. De nouveaux métiers cherchant à maîtriser le flux information émergent, tels que le responsable de la gouvernance de l’information, ou encore et pour conserver les appellations anglo-saxones, le chief data officer et le chief digital officer, ces derniers étant cependant plutôt orientés business.

Les enjeux de la gouvernance de l’information sont principalement sécuritaires et financiers. Jusqu’à présent évangélisés par la base de l’entreprise et le middle management, la gouvernance du flux d’information commence à trouver son ticket d’entrée au plus haut niveau de management des entreprises, par les risques. En effet, ceux-ci pèsent toujours plus sur la maîtrise du flux information de l’entreprise et peuvent se concrétiser en pertes financières lourdes, que le top management ne souhaite en aucun cas. La prise en compte récente de la dimension cyber menace par les grandes entreprises et administrations est le premier signe d’une réelle prise de conscience de la rupture entre technologie et maturité de l’entreprise, sur le plan de la sécurité des informations.

Axes d’efforts et murissement

Il s’agit d’une part, de déplacer l’angle de vue vers les étages supérieures de l’entité considérée, soit, à un niveau de gouvernance. D’autre part, il convient de globaliser l’approche afin de lier les silos informationnels entre eux et d’établir des ponts entre les différentes expertises, en s’appuyant sur des fondamentaux adaptés, suffisants mais non écrasants (cadre juridique et partage des responsabilités par exemple). Les axes d’effort concernent principalement les usages, le cycle de vie de l’information et l’organisation de l’information.

Celui qui doit porter cette démarche dépend des organisations. Cependant, une chose est certaine, il faut des visionnaires, des personnes polyvalentes, qui connaissent leur entreprise ou leur administration, qui comprennent le flux d’information d’un point de vue global et sont capables de descendre ponctuellement à un niveau opérationnel. Nous réalisons aujourd’hui que les nombreux experts autour de l’information, ont besoin d’être coordonnés. Ils ne peuvent pas, et n’ont pas la légitimité de maîtriser tout le cycle de vie de l’information, à l’image de la Direction des Systèmes d’Information, qui n’en maîtrise que les couches techniques. Si la Direction Générale a cette légitimité, elle est en revanche attendue sur autre terrain. Ainsi, seule une organisation dédiée peut jouer le rôle d’animateur, et être garante d’une bonne démarche de gouvernance de l’information.

Bien que complexe, la démarche est pourtant déjà engagée pour certains comme le démontrent de nombreuses initiatives (cf. diagnostic de maturité de GouvInfo). Ces initiatives confirment, en outre, qu’il n’est pas nécessaire d’activer un régiment de ressources pour apporter des solutions au problème de gouvernance de l’information. Il est important de comprendre que la gouvernance de l’information est effectivement complexe mais non quelque chose de compliqué. Elle coûte peu mais demande du temps. Du temps pour permettre à la démarche d’aider l’organisation à se transformer et à faire grandir les acteurs du management, les experts et les utilisateurs de l’information.