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Quelques principes pour construire une digital workplace performante et pérenne
Par La rédaction, publié le 03 novembre 2022
En deux ans, la relation au travail s’est complètement métamorphosée, alors que le poste de travail numérique s’impose comme une évidence dans le quotidien. La pandémie a accéléré la transformation des modes de travail, et la digital workplace est largement reconnue comme un atout pour construire une organisation performante et résiliente. Comment poursuivre la transition entamée lors de la pandémie ? Il est à la fois important de poursuivre les investissements dans l’implémentation des digital workplaces, mais aussi de les pérenniser.
Par Niza Abdelajoued, spécialiste des Digital Worklplaces chez SQLI
Les fondements de la digital workplace
Le poste de travail numérique rassemble toutes les applications et solutions digitales proposées au collaborateur où qu’il soit : sur site, sur le terrain… ou même sur un bateau. Elles lui permettent d’accomplir son travail, de bien l’accomplir, et que lui-même se sente satisfait de son environnement de travail. Au-delà de l’efficacité, la digital workplace revêt une dimension de bien-être : il est important de disposer des outils et ressources les plus adéquats pour mener les missions à bien dans les meilleures conditions possibles.
L’enjeu des digital workplaces est de déployer rapidement et efficacement de nouvelles pratiques de de communication et de collaboration pour rapprocher les personnes et connecter les compétences. Pour la première fois dans l’histoire du travail, la digital workplace offre aux collaborateurs un lieu unique et facilement accessible de rassemblement et de partage. Autrefois isolées ou invisibles, les compétences se réunissent désormais depuis n’importe où au sein de groupes d’experts et de communautés. Une proximité s’instaure, de l’entraide, du partage d’information, de connaissances et de nouveautés.
La digital workplace facilite le travail, joue sur le bien-être, mais aussi sur l’enrichissement des collaborateurs… et de l’entreprise.
La digital workplace est l’affaire de tous
La digital workplace place la DSI au cœur du chantier sur de nombreux aspects : apporter la vision sur la technologie, fournir le matériel, les logiciels et solutions qu’elle contribuera à construire et à implémenter dans l’écosystème en place, offrir un support aux utilisateurs, faire face aux risques de cyberattaques et répondre aux nouvelles menaces auxquelles les digital workplaces exposent l’entreprise etc. Malgré le nombre de ces casquettes, la DSI ne doit pas se retrouver seule pour porter le changement.
Les services RH et Communication ont également un rôle primordial à jouer, les premiers pour définir le changement, les seconds pour l’accompagner. L’implémentation d’une digital workplace est un projet d’entreprise qui changera radicalement la manière dont les collaborateurs travailleront et qui implique une diversité de parties prenantes pour définir les périmètres, une conduite du changement adaptée, ou encore garantir le respect de la réglementation et des conventions de l’entreprise.
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Favoriser une inclusion complète des collaborateurs
L’humain est la dimension centrale de la digital workplace. Ce nouveau mode de collaboration se doit de favoriser l’inclusion de tous les profils en prenant en considération les spécificités culturelles, techniques et organisationnelles au sein de la structure.
Ce souci d’inclusion se traduit par le niveau de support et d’accompagnement proposé aux utilisateurs selon leur niveau d’aisance, pour les aider à prendre en main les outils sans dégrader leur travail, car ils n’auraient pas les moyens de s’approprier les nouveautés technologiques. Tout le monde doit être embarqué dans la modernisation, les populations cadres comme celles sur le terrain qui peuvent très bien être pourvues d’applications performantes comportant de l’automatisation et de la gestion intelligente. Une digital workplace comprend également les différences régionales, qu’elles concernent une réglementation particulière, une couverture réseau inégale ou le rapport culturel au travail. Eh non, ce n’est pas une mince affaire !
Être user centric ou ne pas être
La réflexion autour de cette modernisation de l’environnement de travail ne peut pas aboutir sans se mettre à la place du collaborateur et comprendre ses besoins. La digital workplace s’adresse avant tout au collaborateur pour lui fournir des solutions qui rendent son quotidien plus ouvert, simple et efficace. Les outils proposés doivent être conçus pour le bon usage, avec les bonnes fonctionnalités et destinés aux bonnes personnes pour être utiles et utilisés. Le collaborateur devrait être impliqué dans la définition de services intelligents.
Afin de faciliter l’accès aux technologies et accélérer la digitalisation du travail, l’une des trajectoires de la digital workplace consiste à se tourner vers les plateformes low-code et faire appel à des citizen developers. Le low-code démocratise le développement en le rendant accessible aux métiers. Experts de leur domaine et de leur business, les métiers disposent désormais d’outils pour construire eux-mêmes des applications qui répondent spécifiquement à des besoins identifiés, tout en contournant les complexités techniques.
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La nécessité de l’amélioration continue
Si la pandémie a permis de faire un grand bond en avant, les technologies continuent de progresser exponentiellement et d’impacter les manières de travailler. L’un des pièges de la digital workplace dans lequel l’entreprise risque de tomber est de se reposer sur ses acquis. L’évolution technologique impose la nécessité d’industrialiser l’innovation autour de la digital workplace pour extraire en permanence des bénéfices collaborateurs dans les avancées technologiques.
S’il faut des experts pour suivre ces évolutions et les implémenter, la logique d’amélioration continue concerne également l’accompagnement, la sensibilisation et la formation des collaborateurs. Les collaborateurs ont-ils conscience de la présence, et même, du poids de l’IA dans leur quotidien ? Le flou d’arrière-plan en visio, les suggestions automatiques dans les mails et les calendriers, les filtres dans les recherches etc. ? Il sera plus facile de s’approprier l’IA et de construire des services intelligents en connaissant tout le potentiel des outils et des évolutions technologiques.
Inventer le travail hybride de demain
Si la digital workplace continue de rendre le travail à distance plus pratique et plus efficace, elle poursuit également l’objectif de redessiner le travail hybride, avec des moyens de collaboration efficients entre des employés disséminés, qu’ils soient présents sur site, travaillent depuis chez eux ou habitent à l’autre bout de la planète. Elle doit permettre à chacun, où qu’il soit, de vivre une expérience identique et performante.
Des innovations comme le métavers entrent en jeu pour créer un environnement de travail immersif et performant, indépendant de la géographie ou de la connexion. Le futur de la digital workplace se prépare dans le métavers ou plutôt via la technologie de space computing. Une révolution se met en marche.
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