Simplifier l’IT : six leviers pour réduire la complexité

Depuis 40 ans la complexité du patrimoine technologique des entreprises augmente. On ajoute chaque année des applications sans jamais en enlever. Cette complexité, qui peut se justifier si elle donne un avantage concurrentiel sur certains process, est souvent source de coût et de rigidité.

Réduire la complexité des systèmes d’information n’est pas une tâche aisée, car elle apparaît de manière progressive et ses causes sont multiples. Une fusion-acquisition, une gouvernance IT faible avec des centres de décision décentralisés, un manque de connaissance par les métiers des coûts de l’IT, figurent parmi les principaux facteurs de complexité des systèmes d’information. Par ailleurs, les services informatiques ont été historiquement enclins à répondre positivement aux demandes des métiers sans prendre le temps de réfléchir aux conséquences à long terme sur l’ensemble de l’entreprise. Cela a souvent conduit à un empilement des systèmes qui complique l’évolution de l’IT (difficultés à interfacer de nouveaux systèmes, à gérer des volumes de données importants, à passer à de nouvelles technologies, etc.).

Néanmoins, la complexité peut être largement réduite, sinon éliminée, avec un impact majeur sur les coûts et la performance des services informatiques. Au BCG (The Boston Consulting Group), nous estimons qu’un effort de simplification efficace peut réduire les coûts applicatifs et d’infrastructure de 50 % et les coûts informatiques globaux de 30 %. Simplifier les systèmes d’information peut également donner aux services informatiques une flexibilité et une agilité accrues et améliorer leur capacité à accompagner l’entreprise dans la réalisation de ses objectifs métiers.

PLUSIEURS LEVIERS DE MAÎTRISE DE LA COMPLEXITÉ

Pour contenir avec succès la complexité informatique, il s’agit de s’attaquer à deux axes simultanément : la complexité liée aux métiers et la complexité inhérente à la fonction informatique.

Six leviers peuvent servir de base à une telle approche :

• Réaliser les bons arbitrages en fonction des priorités du business. Pour cela, il faut une fonction IT forte, explicitant les contraintes et proposant des solutions 20/80.

• Rationaliser le patrimoine applicatif de l’entreprise.

• Simplifier les architectures informatiques.

• Réorganiser l’IT et mieux adapter les profils et compétences aux besoins.

• Mettre en place une gouvernance efficace et simplifier les processus.

• Mettre en place des centres de services partagés et optimiser le sourcing.

Chaque mois, nous explorerons l’un de ces six leviers de simplification des systèmes d’information.

LANCER AVEC SUCCÈS UNE DÉMARCHE DE SIMPLIFICATION DE L’IT

Pour concevoir et mettre en oeuvre une démarche de simplification de l’IT qui soit réussie et pérenne, il est nécessaire d’engager l’ensemble des parties prenantes autour des principes suivants :

• Fixer des objectifs ambitieux et partagés entre les dirigeants de l’entreprise (PDG et directeur financier) et de l’IT (DSI et directeur des opérations).

• Élaborer un plan formalisant l’objectif et une feuille de route pour y parvenir. Le plan doit inclure les actions que l’entreprise prévoit de déployer. En fonction de la situation de départ et des priorités, l’entreprise peut avoir intérêt à commencer par un sous-ensemble d’actions (par exemple : gestion raisonnée des demandes des métiers, rationalisation du patrimoine applicatif, simplification de l’organisation et responsabilisation des collaborateurs de l’IT). La feuille de route définit les mesures nécessaires pour atteindre l’objectif, en tenant compte des interdépendances technologiques (par exemple, entre la mise hors service de certaines applications et la simplification des architectures technologiques) et des priorités de l’entreprise.

• Dédier une équipe qui gère le déploiement du plan comme un projet. Cette équipe pilote la gestion opérationnelle de la démarche de simplification à l’aide d’un tableau de bord contenant des indicateurs de performance définis au préalable. Ce tableau de bord permet de mesurer le niveau de complexité de l’IT et de rendre les progrès visibles pour les décideurs côté IT et côté métier. Les résultats doivent être rapidement communiqués au Comité exécutif de l’entreprise pour lui permettre de contrôler la progression de la démarche.

• Ancrer les principes de simplification dans la structure de gouvernance de l’entreprise pour éviter l’apparition d’une nouvelle complexité. Cela nécessite l’implication forte de l’IT et des opérations, l’application de principes rigoureux de gestion de l’architecture d’entreprise, un budget dédié pour procéder au « clean up » ainsi que des règles simples comme le Feng Shui des applications, par exemple : « aucune application n’est créée si on n’enlève pas une application».

La simplification de l’IT est un exercice difficile mais vertueux. C’est ce qui fera la différence à l’ère digitale.