Une communication adaptée pour un projet collaboratif réussi

L’adoption par les collaborateurs est un facteur clé de réussite d’un réseau social d’entreprise. Un plan de communication solide et adéquate est indispensable pour accompagner le déploiement de l’outil.

L’accompagnement au changement, et plus précisément la communication, est l’un des facteurs clés dans la réussite d’un projet collaboratif. Ce type de projet ayant un fort impact sur les collaborateurs cibles, il nécessite un plan de communication extrêmement structuré et adapté, afin d’assurer la meilleure adhésion possible.

Il est donc impératif de se poser les bonnes questions en amont du projet pour construire son plan de communication : à quelles personnes sont destinés les messages ? Comment s’adresser à telle ou telle population ? Quelles sont les informations à transmettre ?

Le plan de communication se construit ainsi autour des objectifs recherchés, les messages clés qui en découlent et les supports utilisés.

Déterminer les objectifs de sa communication

Avant de se lancer dans une communication frénétique, il est impératif de lister les objectifs poursuivis. Cela permettra non seulement d’avoir un discours cohérent, mais également de bien choisir la forme de ses messages. La communication doit être utile et justifiée, sinon le message risque de devenir incompréhensible et de dissuader les cibles visées de poursuivre leur lecture.

Les exemples d’objectifs ne manquent pas : rechercher l’adhésion, transmettre simplement les informations, expliquer le changement, faire connaître le projet, donner du sens… Chacun d’entre eux sera ensuite traité de manière différente. La communication sera adaptée, sur le fond comme dans la forme, pour être en adéquation avec le but fixé.

Structurer le fond du message

Une fois les objectifs bien précisés, il ne reste plus qu’à déterminer les messages qui en découlent. Ceux-ci se regroupent en trois typologies :

1) Les messages à visée pédagogique. Ils aident à définir le changement. Ils contiennent les modifications majeures que l’outil apportera aux processus métier actuels. L’idée est de présenter l’avant et l’après-déploiement, sans pour autant faire référence à l’outil. Ces communications sont généralement faites en amont de la mise en place pour préparer les populations à changer leurs habitudes de travail.

2) Les messages axés sur les usages innovants et les fonctionnalités majeures de l’outil. En parallèle des formations, tutoriels et autres modes opératoires, ces communications viseront les fondamentaux dans l’utilisation du logiciel. Elles se présentent sous forme de « bonnes pratiques » ou d’« astuces ». Elles sont diffusées de manière fréquente durant le déploiement, mais aussi après. Cela aide à transmettre un message clair et à favoriser l’apprentissage.

3) Les messages expliquant les bénéfices du projet. Pour favoriser l’adoption, il faut apporter un maximum d’informations sur les avantages de cette évolution, aussi bien individuels que collectifs, les gains attendus puis réellement obtenus dans les méthodologies de travail et les retours sur investissement prévus. Pour les premières communications de ce type, il est possible de s’inspirer de la phase pilote du projet et de communiquer sur des succès durant cette période de test.

Un format de message adapté

La forme du message revêt autant d’importance que le fond. En effet, si le support choisi ou la tonalité sont inadaptés, l’information ne sera pas correctement perçue et reçue. Certains éléments doivent être définit pour homogénéiser les messages en termes de support utilisé, de structure de contenu ou de fréquence.

Dans les entreprises, les supports de communication sont multiples. Le plus répandu est le courriel. Idéal pour transmettre simplement des messages à un maximum de personnes, cibler une partie des populations et structurer l’information de différentes manières. Niveau structure, les messages courts doivent être privilégiés. Ils contiendront une information précise, être explicite dans le sujet et privilégier une cohérence graphique entre les différents envois. Les populations cibles identifieront ainsi facilement les e-mails liés au projet parmi la masse de courriels reçus quotidiennement. Les e-mails pourront être couplés avec des publications sur l’intranet de l’entreprise.

De manière plus ponctuelle, il est également possible d’utiliser l’évènementiel. Sous la forme d’un petit déjeuner, d’un cocktail ou d’une soirée d’entreprise, ce type d’organisations génère un fort impact émotionnel facilitant l’adhésion des futurs utilisateurs.

Avant le déploiement, la diffusion de vidéo type teasing est aussi un moyen d’interpeler les populations cible. Ce type de support apporte un côté ludique au projet qui favorisera une certaine curiosité et générera une forme d’engouement. De format court, ces vidéos sont un excellent moyen de rappeler les temps forts du projet.

Les diffusions sur papier ne doivent pas non plus être négligées. Elles reprendront les messages d’autres supports (email, intranet, évènement). Proposés sur des lieux de vie communs et de pause (machine à café, restaurant d’entreprise), ces imprimées permettent une certaine proximité avec les collaborateurs plus réceptifs à l’information. Mais la diffusion par courrier est aussi possible (avec la fiche de paie par exemple).

Enfin, le nouvel outil collaboratif s’avérera un excellent média de communication. La dimension sociale via les nouvelles fonctionnalités existantes aide l’organisation des évènements « numériques » (via des chats, des webex…) et la mise en avant de l’outil.

Un plan de communication en adéquation avec les objectifs

Cet article n’a bien évidemment pas pour vocation de fournir une liste exhaustive des moyens de communication possible pour accompagner un projet d’outil collaboratif. De même, les bonnes pratiques dans l’utilisation des différents médias pourraient faire l’objet de plusieurs articles. Il est surtout très important de retenir que la pertinence et l’efficacité d’un plan de communication va résider dans sa cohérence globale vis-à-vis des objectifs définis. Pour chaque entreprise, il faut élaborer une communication adaptée à la culture et à l’organisation afin de favoriser l’impact sur les populations cibles.

Dans le cadre du déploiement d’un réseau social d’entreprise, l’adoption par les collaborateurs est un facteur clé pour la réussite de ce type de projet. Cela demande de l’investissement, entraîne souvent une nouvelle organisation de travail, modifie les relations interprofessionnelles. Vous avez donc tout intérêt à définir un plan de communication solide qui accompagnera de manière adéquate chaque étape du projet.

Julien Tréfeu

Julien Tréfeu